El siguiente documento de capacitación describirá información sobre la configuración, las validaciones y los controles de los aprendices dentro de LCPtracker.  Esta guía explicará los pasos del aprendiz tomados tanto por un Administrador (Admin) como por un Contratista. Repasaremos y describiremos los siguientes pasos dentro de esta guía:

• Adición de aprendices como contratistas.
• Uso de documentos electrónicos para almacenar documentos de aprendiz aplicables tanto para administradores como para contratistas.
• Agregar tarifas de aprendiz como administrador.
• Aprobar a un aprendiz dentro de LCPtracker como administrador o aprobador Prime (si el aprobador Prime está contratado y el administrador permite esta funcionalidad).
• Informes de aprendices para administradores y contratistas.

Como administrador, será responsable de determinar el proceso de cómo se manejarán los aprendices dentro de su base de datos. Le recomendamos que utilice todas las funciones de LCPtracker para gestionar a sus aprendices.   Antes de continuar con esta guía instructiva, le recomendamos que tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Los aprendices están incluidos en su programa de salario prevaleciente estatal/condado/ciudad/local? Si es así, es probable que estén incluidos en su determinación de salario prevaleciente y no tiene que determinar sus tasas salariales o tasas complementarias. Si este es el caso, puede pasar a las secciones de aprobación y/o informes.
• ¿Está usted utilizando una determinación de salario federal en su proyecto? Si es así, entonces los aprendices no están incluidos en sus determinaciones salariales, y debe revisar todas las secciones de esta guía.

Saber las respuestas a las preguntas anteriores promoverá el proceso que usted siga. Tenga en cuenta que los programas de aprendices pueden cambiar de una agencia a otra, y los requisitos estatales pueden ser muy diferentes de los requisitos federales.

Adición de aprendices como contratistas

Como contratista, puede haber ocasiones en las que tenga aprendices o en las que se le exija que los aprendices trabajen en su proyecto. En cualquier caso, hay pasos específicos que debe seguir al ingresar la información del aprendiz de empleado en LCPtracker. Como se mencionó al principio, deberá comprender cómo su administrador de proyecto o el contratista principal maneja a los aprendices antes de continuar. 

Proyectos Federales

Si está trabajando en un proyecto federal directo de la Ley Davis-Bacon (DBA) o en un proyecto de asistencia federal Leyes Relacionadas con Davis-Bacon (DBRA), tenga en cuenta que los aprendices no están incluidos en las determinaciones salariales. En este caso, usted, como contratista, deberá trabajar con su administrador de proyectos o contratista principal para comprender su proceso para solicitar que su clasificación de aprendiz, las tasas salariales y las tarifas complementarias se agreguen a LCPtracker. 

Proyectos Estatales/Condados/Ciudades/Locales

Si está trabajando en un proyecto en el que DBA o DBRA no se aplican, existe la posibilidad de que las clasificaciones de aprendices, las tasas salariales y las tasas complementarias ya estén incluidas en las determinaciones salariales aplicables. Deberá trabajar con su administrador de proyectos o contratista principal para comprender su programa de aprendices y si existe un proceso para agregar aprendices a LCPtracker o si ya están allí.

Independientemente del tipo de proyecto en el que se encuentre, se recomienda que usted, como contratista, ingrese la información de su aprendiz dentro de la configuración del empleado.   La información que ingrese para su aprendiz NO se transferirá a la Nómina Certificada ni se utilizará para la verificación del salario prevaleciente.  Esto es estrictamente informativo y no afecta a otras áreas del sistema.

• Carta de estado que muestre el porcentaje de empleados que han completado el programa.
• Páginas del Programa de Aprendices/Acuerdo de Negociación Colectiva que muestran cómo se pagan los complementos de los aprendices.
• Carta de despacho del sindicato que describa qué paso en el programa es el aprendiz actualmente y/o la tasa salarial actual.
• Para California: DAS 140 y 142.

Asegúrese de completar la siguiente información cuando cargue un documento electrónico:

Elija el nombre del proyecto en la lista desplegable.

1. Elija el tipo de documento en la lista desplegable.
2. Introduzca la fecha del documento (normalmente es la fecha de registro del aprendiz)
3. Ingrese la fecha de vencimiento del aprendiz (el programa federal generalmente vence cada 90 días; CA expira en un año, etc.)
4. Introduzca una descripción del documento si lo desea.
5. Seleccione el nombre del empleado correspondiente.
6. Seleccione el archivo que quieres cargar desde el escritorio.
7. Ingrese su firma electrónica.
8. Guardar y cargar documento.

Una vez que haya cargado todos los documentos de aprendiz requeridos, es buena práctica notificar a su administrador o contratista principal que ahora ya ha ingresado sus documentos electrónicos requeridos. Los siguientes pasos serán completados por el Administrador. 

Revisar la documentación del aprendiz antes de su aprobación/rechazo 

Una vez que el contratista haya enviado su documentación de aprendiz a eDocuments, revise primer lo que se envió antes de aprobar al aprendiz. Aunque LCPtracker ofrece la posibilidad de aceptar y rechazar documentos electrónicos, esto no es un requisito para aprobar a un aprendiz cuando se utiliza la funcionalidad de Validación 21. Se basa en el proceso que el administrador del proyecto elija aplicar.

1. Haga clic en la pestaña de Documentos electrónicos y en el botón Ver documentos.
2. Elija sus parámetros en los menús desplegables disponibles, como:
   1. Departamento
   2. Proyecto
   3. Contratista
   4. Tipo de documento (específico para la información del aprendiz que solicitó).
3. Haga clic en Cargar datos. Aparecerán todos los documentos aplicables cargados en eDocuments bajo el tipo de documento específico. 
4. Haga clic en Ver para revisar la certificación de aprendiz. Anote el porcentaje, el nivel o el paso del aprendiz, así como la fecha de vencimiento del documento o aprendiz. Esta revisión le permite confirmar que un aprendiz:
   1. Esté inscrito en un programa de aprendices aprobado por USDOL/Estado/Condado/Ciudad/Local. 
   2. Determinar en qué escalón, nivel, período o porcentaje se encuentra un aprendiz, y
   3. Determinar cómo se pagan los márgenes de los aprendices.
5. Una vez que haya revisado el documento cargado, puede aprobar o rechazar el documento electrónico haciendo clic en Detalles.

Nota: No es necesario aceptar un documento electrónico para completar el proceso de aprobación del aprendiz. Depende del administrador si decide exigir que se complete este paso.  Para aprobar a un aprendiz, vaya al siguiente paso dentro de este documento.

Proceso de aprobación/rechazo del aprendiz: realizado por el administrador o el aprobador principal si está permitido

Esta sección suele ser el último paso si está utilizando al máximo las habilidades de aprendiz de LCPtracker. Puede optar por no completar estos pasos, pero al hacerlo, deberá asegurarse de que las validaciones no estén configuradas como Notificar/Hacer cumplir. Si desea utilizar todas las funciones disponibles, continúe con las instrucciones a continuación. A partir de mayo de 2019, LCPtracker ahora tiene la capacidad de restringir que un aprobador Prime complete este proceso de aprobación.  Póngase en contacto con su gestor de proyectos para obtener más información al respecto. 

Una vez que haya agregado la clasificación de aprendiz de su contratista y las tarifas salariales/marginales, el último paso es "aprobar" al aprendiz.  

El administrador determinará cómo desea aplicar la aprobación del aprendiz en función de cómo se configure la Validación 21 dentro de la base de datos.   

MUY IMPORTANTE:  Al utilizar la Validación 21, es crucial que el campo de clasificación salarial tenga la palabra "Aprendiz" o "Appr." para que esta validación funcione correctamente.

Cuando una nómina tiene una clasificación con las palabras "Aprendiz" o "Appr.", el sistema buscará asegurarse de que el aprendiz haya sido aprobado.  Si la aprobación no se ha completado, marcará al contratista con un aviso.  Se recomienda que esta validación se establezca en Notificar/Aplicar, que es una parada definitiva y no permitirá que un contratista certifique su CPR hasta que el aprendiz haya sido aprobado por el administrador o un aprobador principal (si la configuración y el administrador lo permiten).  Si no utiliza esta funcionalidad, tenga en cuenta que no está utilizando las habilidades de aprendiz de LCPtracker en todo su potencial.

Cuando esté listo para completar el proceso de aprobación de aprendiz, deberá seguir los pasos a continuación:  

1. Haga clic en la pestaña Administrador, luego seleccione el botón Editar empleados.
2. Seleccione el empleado en el menú desplegable.
3. Haga clic en la sección llamada Información del aprendiz. Si su contratista aún no ha completado la información del aprendiz, puede ingresar la identificación del aprendiz, la tasa de aprendiz y el período/nivel/paso del aprendiz (es decir, 2.º período, 3.º escalón, 4.º nivel) si se conoce.  Esta información no es un requisito para aprobar a un aprendiz ni se transmitirá al CPR ni se utilizará para la verificación del salario prevaleciente. Esto es estrictamente informativo.
4. Haga clic en Aprobación del aprendiz y seleccione Aprobado o Rechazado en el menú desplegable.
   • Nota: el sistema registrará automáticamente la fecha de la aprobación y el nombre del administrador que aprobó o rechazó al aprendiz.
5.  Ingrese la Fecha de vencimiento del aprendiz, ya que no podrá guardar su archivo con este campo en blanco.  
6. Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página.

Agregar Tarifas/Oficios/Clasificaciones de Aprendices a la Tabla de Salarios del Proyecto – Paso realizado por el Administrador 

Los administradores de bases de datos de LCPtracker (Administradores) (SOLO Administrador completo, Gerente comercial o Roles de administrador limitado) pueden agregar clasificaciones de aprendices nuevas o faltantes y sus correspondientes tasas salariales/marginales al sistema. Esta sección te guiará a través de los pasos que debes seguir. (Nota: Es probable que un contratista se haya puesto en contacto con usted en este momento para solicitar que su clasificación de aprendiz se agregue a la base de datos, porque no puede pagarle a su empleado nada menos que el salario prevaleciente de oficial / tarifa adicional que figura en el sistema.) Dependiendo de cómo esté configurado su programa, es probable que deba agregar la clasificación y las tasas salariales/marginales en LCPtracker. A continuación, "aprobará" a su aprendiz para que pueda certificar sus nóminas. (Los pasos para el proceso de aprobación se encuentran en la siguiente sección).

Como se mencionó al principio, debe comprender el programa de aprendices con el que está trabajando antes de continuar. Tenga en cuenta que el salario prevaleciente es una regulación de salario mínimo y, como tal, puede pagar el salario y las tasas complementarias como un porcentaje del salario prevaleciente y la clasificación complementaria que se indica en la determinación del salario, a menos que se especifique lo contrario. Sin embargo, hay programas que simplemente aceptarán o agregarán clasificaciones y tarifas establecidas por un Acuerdo de Negociación Colectiva Sindical (CBA) o el Programa de Capacitación de Aprendices real. 

Si tiene una determinación salarial que incluye su clasificación de aprendiz, porcentaje, escalón/nivel/período, tasa salarial y tasa complementaria (como el programa de salario prevaleciente del estado de Ohio), es probable que pueda omitir esta sección. Sin embargo, si está trabajando con una determinación de salario federal, o algo como los salarios prevalecientes del estado de Illinois, deberá seguir los pasos que se describen a continuación.  

Nota: antes de comenzar, deberá confirmar si su base de datos tiene activada o desactivada la búsqueda maestra de salarios. Si la búsqueda de salarios maestra está desactivada, las tarifas de aprendices se pueden agregar a la pestaña Datos de salarios del proyecto.  Si la Búsqueda Maestra de Salarios está activada, las tarifas de los aprendices deberán agregarse a los Datos Maestros de Salarios y no a los Datos Salariales del Proyecto.  Tienes la opción de crear un Máster para Aprendices separado para separarlos de tus tarifas regulares, pero tendrás que añadirlos a través del Máster y asignarlos a tu proyecto. Si necesita más aclaraciones al respecto, póngase en contacto con su gestor de proyectos de LCPtracker. 

Como Administrador: 

1. Revise la documentación presentada por el contratista para el aprendiz. Esto le permite confirmar que un aprendiz es: 
   1. Estar inscrito en un programa de aprendices aprobado por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (USDOL, por sus siglas en inglés)/Estado/Condado/Ciudad/Local.
   2. Determinar en qué paso, nivel, período o porcentaje se encuentra un aprendiz, y 
   3. Determinar cómo se pagan los márgenes de los aprendices.
2. Deberá realizar un cálculo para determinar el salario del aprendiz y/o las tarifas complementarias en función de su porcentaje actual de acuerdo con su programa, en función del salario prevaleciente del oficial y la tasa complementaria. 
   1. Nota: Hay cuatro formas típicas en que se pagan las tasas de beneficios adicionales:
      1. Pagado en su totalidad como el oficial.
      2. Se paga con el mismo porcentaje que la tasa salarial.

      3. Pagado específicamente como se indica en el CBA o programa de capacitación (es decir, $ 5.00 a H / W, $ 4.00 a Pensión, etc.)

      4. El programa es silencioso; lo que significa que el CBA o el programa de capacitación no dice específicamente cómo se pagan los márgenes. Esto da como resultado que los flecos se paguen en su totalidad como el oficial.

3. Introduzca las tarifas de aprendices en LCPtracker haciendo lo siguiente:
   1. Haga clic en la pestaña Configurar.
   2. Seleccione el botón Configuración de salario prevaleciente.
   3. Haga clic en el botón Agregar/Editar datos salariales del proyecto.
   4. Seleccione el proyecto en el cuadro desplegable.
   5. Encuentre la clasificación que coincida con el aprendiz y haga clic en el botón Copiar. 
4. Agregue la información/idioma del aprendiz después del nombre/descripción de la clasificación, como se muestra en el siguiente ejemplo.
   1. MUY IMPORTANTE:  Al utilizar la Validación 21, es crucial que el campo de clasificación salarial tenga la palabra "Aprendiz" o "Appr." en el campo Clasificación para que esta validación funcione correctamente. Nota: si utiliza el término "Appr." para cualquier otra necesidad de clasificación (como conformidades, es decir, "Aproximación al USDOL"), el sistema lo reconocerá como aprendiz.
5. Agregue todos los salarios aplicables y las tasas complementarias. Le recomendamos que deje una nota en la sección "notas" que indique la fecha en que agregó la clasificación. 

6. Haga clic en Guardar. 

Ahora los contratistas pueden elegir esta clasificación de aprendiz.

Salarios prevalecientes de los aprendices de California 

El Departamento de Relaciones Industriales (DIR, por sus siglas en inglés) de California (CA) se compromete a publicar los salarios prevalecientes de los aprendices. Han logrado avances significativos en el último año para hacer esto, pero aún no publican todos los datos salariales prevalecientes. El procedimiento de LCPtracker para los datos de salarios prevalecientes de aprendices es no ingresar los datos hasta que se requiera un registro de salarios prevalecientes basado en un registro de nómina que se ingresa. A continuación, se notifica automáticamente al personal de LCPtracker los datos requeridos y se buscan (si están disponibles) o se solicitan al Departamento de Normas para Aprendices (DAS) de CA. Cuando se recibe, se ingresa. El procedimiento estándar es emitir un aviso de advertencia sobre dichos registros de nómina ingresados, pero no verificados debido a que los datos salariales del aprendiz aún no están disponibles. 

NOTA: Si tiene un proyecto de California que tiene doble financiamiento con salarios estatales y federales, deberá cargar una clasificación de aprendiz bajo la Determinación Federal de Salarios. Los proyectos de doble financiación requieren que se seleccione una artesanía y una clasificación de la determinación salarial estatal y federal. Puede ajustar esto de dos maneras diferentes. 

1. Puede ingresar una clasificación general de aprendices que se utilizará para todos los aprendices, lo que permitirá a un contratista seleccionar al cargar su nómina de aprendiz.
2. Puede introducir una embarcación y una clasificación específicas que reflejen la embarcación y la clasificación reales de los oficiales.

Cronograma de Aprendices para Proyectos de Doble Financiación   

De los 25 estados que tienen su propio programa de salario prevaleciente, solo ocho de ellos proporcionan clasificaciones y tarifas para aprendices. Nota: California no aparece en la lista a continuación, ya que LCPtracker mantiene los salarios del estado de California.

Para los 17 programas que no proporcionan clasificaciones o tarifas de aprendices, LCP recomienda poner lo que ahora llamamos un "Programa de Aprendices Predeterminado". Esto permite la creación de contrapartidas en proyectos de doble financiación.

Un "Programa de Aprendiz Predeterminado" consiste en las mismas clasificaciones que se incluyen en esa determinación salarial estatal específica, con la palabra "Aprendiz" en ella. La diferencia será:

1. Sin salarios ni márgenes.
2. Sin porcentajes, períodos, pasos o niveles.

Se han agregado campos adicionales al formulario de solicitud de entrada de salario. Utilice el siguiente ejemplo estándar: "Incluir CA SAC con cero $", "Incluir OR Multnomah con cero $", etc. Vea la explicación a continuación:

• CA es el programa estatal de salario prevaleciente.
• SAC es la abreviatura de tres letras del condado.
• Para los estados que no sean CA, incluya el nombre completo del condado.

Hay varios informes de aprendices disponibles tanto para los administradores como para los contratistas. Para obtener ejemplos detallados e instrucciones sobre cómo utilizar mejor estos informes, consulte el Catálogo de informes más reciente, que está disponible en la sección Materiales>Manuales de capacitación/Guías de inicio rápido. A continuación, se enumeran los informes que tenemos actualmente, enumerados por tipo de cuenta.

Tenga en cuenta que, al ingresar un oficio o clasificación en el sistema, busca las palabras "Aprendiz" o "Appr." al ejecutar informes. Si utiliza el término "appr." para cualquier otra necesidad de clasificación (como conformidades, es decir, "USDOL appr."), el sistema lo reconocerá como un aprendiz.

Informes de administrador

Informes de aprendices

1. Informe de la lista de aprendices/aprendices.
2. Informe de Horas de Aprendiz por Ciudad.
3. Informe de horas de aprendiz por contratista.
4. Informe de horas de aprendiz por contratista 2.
5. Informe de Horas de Aprendiz por Oficio.
6. Informe de reembolso de capacitación.

Informes Especiales

1. Informe diario de proporción de aprendices.
2. Informe diario de proporción de aprendices 2.

Informes de contratistas

1. Informe de Horas de Aprendiz por Ciudad.
2. Informe de horas de aprendiz por contratista.
3. Informe de Horas de Aprendiz por Oficio.
4. Informe de la lista de aprendices/aprendices.

Si necesita ayuda adicional, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte de LCPtracker:

•     714-669-0052 opción 4, o chat en vivo, o Support@LCPtracker.com