LCPtracker ha creado la posibilidad de que los contratistas introduzcan varias direcciones para un solo empleado para crear un historial de residencias. Los usuarios podrán asociar una fecha de mudanza con todas las direcciones históricas, lo que permitirá a LCPtracker extraer datos de informes basados en dónde residió un empleado en varios momentos. 

Este documento de capacitación guiará a los usuarios a través de:

• Cómo introducir o editar la dirección actual de un empleado.
• Cómo actualizar una dirección cuando un empleado se ha mudado de residencia.
• Adición de direcciones históricas para un empleado.
• Cómo revisará el sistema las direcciones de los empleados cuando un usuario cargue datos de nómina.
• Cómo los informes en LCPtracker harán referencia a las direcciones actuales e históricas de un empleado.

Tenga en cuenta que, si bien LCPtracker permitirá a los usuarios editar, o incluso eliminar, las direcciones almacenadas, el sistema NO actualizará automáticamente los informes de nómina certificados (CPR) para reflejar los cambios de dirección realizados en el perfil del empleado. Los CPR son documentos legales que LCPtracker no actualizará ni modificará dinámicamente.

A continuación, se presentan consejos y recordatorios importantes sobre cómo ingresar datos para el historial de direcciones de un empleado.

1. Para los usuarios que cargan datos de nómina:
   1. Comience primero con su nómina más antigua y avance en orden cronológico. Si bien esto no es un requisito del sistema, producirá los mejores resultados en la creación de direcciones históricas para los empleados si hay algún cambio de dirección.
   2. Revise las actualizaciones de la dirección y las fechas de mudanza que se generaron automáticamente después de la carga. Si el sistema encuentra una nueva dirección para un empleado durante el proceso de carga, el sistema la agregará automáticamente al perfil de un empleado como ayuda para los usuarios. Cuando esto suceda, aparecerá un indicador de validación en la nómina del empleado pidiendo al usuario que verifique los cambios. Esta es información importante para verificar antes de que se certifique una nómina, revise cuidadosamente los cambios y actualice si es necesario.
2. El sistema no permitirá dos direcciones consecutivas que sean idénticas. Si es necesario realizar ajustes, en ciertos casos es posible que sea necesario eliminar una dirección y volver a ingresarla en lugar de simplemente editar la información.
3. Actualizar o agregar una dirección o fecha de mudanza no actualizará automáticamente un informe de nómina certificado. Un CPR es un documento legal que no se actualizará dinámicamente si se realizan actualizaciones en el perfil de un empleado. Los usuarios deberán volver a certificar los CPR para que el documento refleje cualquier cambio de dirección de empleado realizado después de que se haya certificado la nómina.
4. Valide todas las direcciones en LCPtracker, actuales e históricas. Se recomienda hacer esto al crear un perfil de empleado y completar la validación en ese momento.

Nuevos empleados

Como contratista que utiliza LCPtracker, se debe crear un perfil de empleado para cada empleado que se informará en la nómina certificada.

En la página Agregar/Editar empleado, que se encuentra en la pestaña Configurar, la sección superior mostrará la información personal de un empleado, incluida una manera fácil de ver la dirección actual de un empleado en la parte superior de la página. 

 Con las capacidades mejoradas para ingresar un historial de residencias de un empleado, ahora hay una sección separada llamada Información de Dirección donde se ingresará y almacenará toda la información de la dirección. 

Adición de una nueva dirección

Si un empleado existente en LCPtracker tiene una nueva dirección de la que se ingresó anteriormente, navegue a la sección 'Información de dirección' en el Perfil del empleado y haga clic en Ingresar nueva dirección.

1. Al seleccionar esto, aparecerá un cuadro de diálogo emergente que permitirá al usuario ingresar la 'Fecha de salida' para la dirección anterior. 
   1. Tenga en cuenta que la fecha de mudanza debe ser anterior a la fecha del mismo día de ingreso, no se permiten fechas de mudanza duplicadas. 
2. Una vez que se haya ingresado una fecha de mudanza, haga clic en Listo.
3. La dirección ahora se moverá automáticamente a la sección Direcciones Históricas y los campos para ingresar una nueva dirección actual se borrarán para ingresar la nueva información.
4. Introduzca la nueva dirección actual.
5. Valide la nueva dirección haciendo clic en Validar dirección (esto verifica la dirección con el Servicio Postal de EE. UU.).
6. Seleccione "Guardar" en la parte inferior de la página para completar la actualización.
7. Para realizar cambios en la dirección actual, haga clic en 'Editar dirección actual'.

Adición de una dirección histórica

Para agregar residencias pasadas directamente a la sección Direcciones Históricas en la sección Información de direcciones, haga clic en Agregar direcciones históricas. Aparecerá un cuadro de diálogo emergente para ingresar la dirección anterior, incluida una fecha de salida en la mudanza. 

Valide la dirección y seleccione Guardar en la parte inferior de la página. 

Una vez que las direcciones se agregan a la sección Direcciones históricas, puede ver la información relacionada, como la fecha de salida y el estado de validación. 

Edición o eliminación de direcciones

Los usuarios pueden editar o eliminar direcciones almacenadas; el sistema NO actualizará automáticamente los Informes de Nómina Certificados (CPR) para reflejar cualquier cambio de dirección realizado en el Perfil del Empleado. 

Los CPR son documentos legales que LCPtracker no actualizará ni modificará dinámicamente.

Si un usuario intenta editar o eliminar una dirección donde está asociada la nómina, el sistema mostrará un aviso de advertencia como el que se encuentra a la derecha. Será responsabilidad del usuario volver a certificar o actualizar un CPR en caso de cambios de dirección.

Nota: LCPtracker no permite direcciones duplicadas si están en orden consecutivo. El sistema permite direcciones duplicadas si hay una dirección única en el medio.

Si los usuarios descubren que necesitan editar una dirección para cambiar el orden cronológico y, al hacerlo, reciben un mensaje de que no pueden tener direcciones duplicadas, elimine una de las direcciones y luego realice las correcciones necesarias.

Para los usuarios que cargan nóminas, comience primero con su nómina más antigua y avance en orden cronológico. Si bien esto no es un requisito del sistema, producirá los mejores resultados en la creación de direcciones históricas para los empleados si hay algún cambio de dirección.

Cuando un contratista carga datos de nómina, el sistema verificará la dirección de cada empleado en el archivo de carga con la dirección que existe en el perfil del empleado dentro del sistema.

Para ayudar a un usuario a detectar cambios en las direcciones de los empleados, el sistema insertará automáticamente una nueva dirección en el perfil de un empleado y calculará automáticamente una fecha estimada de mudanza.

LCPtracker marcará a los usuarios de estos cambios y les pedirá que revisen y actualicen los datos aplicables, revisen cuidadosamente las direcciones y las fechas de mudanza antes de certificar la nómina.

Carga de un archivo de RCP MENOS de 30 días

Si un archivo de carga contiene un cambio de dirección de empleado y tiene una fecha de fin de semana de nómina INFERIOR a 30 DÍAS a partir de la fecha de carga, lo siguiente tendrá lugar automáticamente en el sistema:

1. La dirección del archivo de carga se convierte en la nueva dirección actual.
2. La dirección actual (en el perfil del empleado) se mueve al historial de direcciones con una fecha de salida generada automáticamente del día de fin de semana del CPR en el archivo de carga menos un día.
3. Dado que el sistema genera automáticamente una fecha de mudanza estimada, un indicador de validación alertará al usuario en la nómina del empleado para que revise la fecha de salida para verificar su precisión.

Carga de un archivo de RCP DURANTE 30 días

Si un archivo de carga contiene un cambio de dirección de empleado y tiene una fecha de fin de semana de nómina SUPERIOR a 30 DÍAS a partir de la fecha de carga, lo siguiente tomará lugar automáticamente en el sistema:

1. La dirección actual (en el perfil del empleado) seguirá siendo el mismo.
2. La dirección del archivo de carga se moverá automáticamente al historial de direcciones y la fecha de salida será la fecha de fin de semana que figura en el archivo de carga.

Dado que el sistema genera automáticamente una fecha de mudanza estimada, un indicador de validación alertará al usuario en la nómina del empleado para que revise la fecha de salida para verificar su precisión.

Lógica de informe

Muchos informes de LCPtracker pueden hacer referencia a las Direcciones Actuales e Históricas de un empleado al generar datos. Cuando un empleado tiene dos o más direcciones durante el período sobre el que se informa, el sistema asignará las horas a cada dirección de manera adecuada.

La siguiente lógica de informe se aplica cuando un informe hace referencia a varias direcciones o áreas geográficas de un empleado:

Hacer referencia a la fecha de mudanza de una dirección histórica

Si un empleado tiene una Dirección Actual y una Dirección Histórica, el sistema tendrá en cuenta la Fecha De Mudanza asociada a las direcciones históricas para determinar qué dirección se encuentra en el marco temporal de los parámetros del informe.

La fecha de mudanza se considera el último día en una dirección. Al día siguiente es la dirección nueva o actual.

Informes que se ejecutan por fecha de calendario

Cuando una dirección cambia en medio de un período de 7 días en un informe basado en fechas del calendario, las horas se totalizarán por día en función de la dirección que estaba vigente para ese día respectivo. 

Informes que se ejecutan por fecha de fin de semana

En el caso de los informes que se filtran por fecha de fin de semana, se reflejará la dirección más reciente para esa fecha de fin de semana respectiva.

Por ejemplo, si el empleado tiene más de una dirección y la fecha de mudanza de la dirección cae a mitad de semana, el sistema usará/mostrará la dirección nueva y más actual en lugar de la dirección anterior.

Informes que contienen un recuento de personal

Si hay un recuento de personal para cada categoría de ubicación y un empleado se divide en dos categorías de ubicación (ya sea por ciudad o área geográfica, etc.), entonces el empleado se contará dos veces. 

Sin embargo, la fila o sección "Totales" solo mostrará el empleado contado una vez en los totales generales del proyecto.

Si tiene más preguntas, no dude en ponerse en contacto con nuestro Departamento de Soporte de lunes a viernes, de 5:00 a. m. a 5:30 p. m. PST:

• Llame al: (714) 669-0052 opción 4
• Correo electrónico: Support@lcptracker.com ó,
• Chat: a través de la base de datos LCPtracker a través de la función "Chat en vivo".