Administrador - Mejores Prácticas del Aprobador Principal

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Mejores Prácticas del Aprobador Principal

El rol de Administrador como Aprobador Principal tiene tres (3) responsabilidades principales dentro de LCPtracker:

1. Configuración de Subcontratistas Directos.
2. Revisión de informes de nómina certificados (CPRs) de Subcontratistas y Subcontratistas de Nivel Inferior.
3. Revisión de Aprendices Registrados.

1. Configuración de Subcontratistas 

(REVISAR SEGÚN SEA NECESARIO)

Cuando se necesita agregar un nuevo subcontratista al sistema, se debe completar la configuración del contratista, que es un proceso de dos pasos:

• Paso 1: Crear el ID de usuario del subcontratista yendo a Configuración>Configuración de Contratista>Agregar/Editar Subcontratista.
  
• Paso 2: Asignar un proyecto yendo a Configuración>Configuración de Subcontratista>Asignación de Contratista.

2. Revisión y Aprobación de CPRs 

(REVISAR DIARIAMENTE)

En la pestaña de Certificaciones, puede determinar rápidamente si los CPRs necesitan ser revisados y aprobados filtrando por el rango de fechas del fin de semana del proyecto en los campos Desde Fecha y Hasta Fecha, y luego filtrando el Estado de Aprobación Principal a No Aprobado.

Los CPRs también pueden filtrarse por:

1. Departamento.
2. Proyecto.
3. Contratista.
4. Rango de Fechas.
5. Números de Nómina.
6. Estado del Proceso.
7. Estado de Aceptación.
8. Estado de Aprobación Principal.

Una vez seleccionados los filtros, haga clic en el botón Cargar Datos para mostrar los CPRs seleccionados. Desde allí puede revisar los CPRs que han sido enviados.

Los números y cuadros naranja arriba corresponden a las columnas descritas a continuación:

1. Eliminar – Toda la información es editable excepto:

• Si un subcontratista ingresó una fecha de fin de semana incorrecta
• Si el CPR fue reportado al proyecto equivocado
• Si se ingresó una ubicación de proyecto incorrecta

2. Ver CPR – Puede revisar el CPR enviado haciendo clic en el botón PDF o en el botón Ver Detalles.

3. Aprobación Principal – Una vez revisado el CPR y sin errores, puede cambiar el estado de Aprobación Principal a Aprobado.

4. Estado de Aceptación – Los estados listados en esta columna pueden utilizarse como usted lo determine; sin embargo, se sugieren los siguientes:

• Aceptado – Estado inicial una vez que la nómina está certificada.
• Actualizado o Reenviado – Si el subcontratista realizó cambios, verá uno de estos dos estados.
• Permitir Edición – Indica que el registro CPR ha sido desbloqueado para permitir cambios, según el tiempo de edición asignado en la cuenta.
• Rechazado – Si encuentra un problema y necesita rechazar el CPR, se le pedirá una razón o mensaje para enviar con el rechazo.

Nota: La funcionalidad completa descrita depende de la configuración del sistema determinada por el propietario de la base de datos.

3. Revisión de Aprendices Registrados 

(REVISAR DIARIAMENTE / SEMANALMENTE) 

El aprobador principal debe revisar si algún subcontratista tiene aprendices no aprobados.

Es una buena práctica aconsejar a sus subcontratistas que le envíen un correo electrónico a usted o a su equipo de cumplimiento una vez que hayan subido un Certificado de Aprendiz, para que tenga tiempo de completar este paso antes de que envíen el CPR.

Siga estos pasos:

Paso 1. Para determinar si un aprendiz requiere aprobación, vaya a Admin > Editar Empleados. Filtre por Mostrar Aprendices No Aprobados y Aprobaciones Vencidas. La lista mostrará empleados con:

• Registros de nómina de aprendiz no certificados
• Fecha de vencimiento de aprobación anterior a la fecha actual

Paso 2. Identifique aprendices no aprobados y determine si son válidos revisando la documentación enviada en eDocuments yendo a eDocuments>Ver Documentos. Luego:

• Filtre por Proyecto, Contratista, Tipo de Documento, Nombre del Empleado y haga clic en Cargar Datos.
• Revise los certificados de aprendiz subidos por los subcontratistas en su cuenta.

Una vez revisado el(los) documento(s) y esté listo para aprobar al aprendiz, continúe al siguiente paso.

Paso 3. Para aprobar a un aprendiz, vaya a Admin>Editar Empleados. Filtre por Mostrar Aprendices No Aprobados y Aprobaciones Vencidas y seleccione su empleado en el campo desplegable Seleccionar un Empleado.

Debe ingresar información en los siguientes dos campos:

• Aprobación de Aprendiz
• Fecha de Vencimiento de Aprobación

Cuando seleccione Aprobado en el campo de Aprobación de Aprendiz, el sistema completará automáticamente la fecha actual en el campo Fecha de Aprobación de Aprendiz, así como el ID de usuario del administrador en el campo Aprobado Por. Haga clic en el botón Guardar al final de la pantalla una vez completados los pasos de aprobación.

Contacto con el Equipo de Soporte de LCPtracker

Si necesita asistencia adicional, por favor contacte al equipo de soporte de LCPtracker:

• 714-669-0052 y seleccione OPCIÓN 4 o envíe un correo a: support@lcptracker.com