Administrator - Guía de Arpoador Principal

Guía de Aprobadores Prime – Aprobadores Principales

El módulo Prime Approver, también conocido como Aprobador Principal, ofrece recursos y control adicionales a los contratistas principales en caso de que la agencia decida activarlo. Los Primees tienen la capacidad de verificar las nóminas certificadas presentadas por todos los contratistas y subcontratistas de nivel inferior antes de que la Agencia/Administrador reciba la nómina para su revisión final y aceptación.   

En esta guía se explicará la funcionalidad y las responsabilidades de un aprobador Prime en función de la configuración de configuración completada por la agencia. Repasaremos y describiremos los siguientes pasos dentro de esta guía:

• Certificaciones
• Violaciones
• Contacto del proyecto
• Configuración del contratista
• Cambiar contraseña
• Documentos electrónicos.
• Pestaña de Administrador.
• Informes.

La Agencia puede configurar el rol de Aprobador Principal de varias maneras. Existe la posibilidad de que lo que se muestra en esta guía puede ser diferente de lo que tiene disponible en su base de datos. Póngase en contacto con su agencia/administrador si tiene alguna pregunta sobre la configuración de Prime Approver disponible para usted.

Funciones configurables por la agencia

Durante la configuración de una base de datos LCPtracker mediante el Prime Approver, una agencia puede optar por configurar varios ajustes de diferentes maneras.  Asegúrese de hablar con la agencia con la que está trabajando para discutir su papel como aprobador principal.

Los siguientes ajustes se pueden configurar según las preferencias de la agencia. (Tenga en cuenta que todas las agencias pueden configurar sus bases de datos de manera diferente.)

• Ocultar varias validaciones del Aprobador Prime.
• Acceso limitado a la página Editar empleados, incluida la restricción de las aprobaciones de aprendiz.
• Las nóminas del contratista principal se envían directamente a la agencia sin que el aprobador principal los apruebe primero.
• Posibilidad de que la Agencia rechace o permita editar las nóminas.
• Restringir que un aprobador principal rechace o permita la edición una vez que la nómina haya sido aceptada por la agencia.
• Eliminar la posibilidad de que un aprobador Prime elimine una nómina certificada.

Certificaciones

Revisión y aprobación de nóminas

La pestaña principal en la que se centrará un aprobador principal es la pestaña "Certificaciones". Aquí es donde revisarás y aprobarás o rechazarás estas nóminas. 

Una vez que haya aprobado un informe de nómina certificado (CPR), estará disponible para que la agencia/administrador vea el informe para su aceptación final. Una agencia puede requerir que un aprobador principal solo revise y apruebe las nóminas certificadas de subcontratistas y subcontratistas inferiores. Dependiendo de cómo la Agencia complete la configuración, las nóminas enviadas por el Contratista Principal pueden ir directamente a la Agencia y no requerir que el Aprobador Principal las apruebe primero.

Los CPR se pueden filtrar por: 

1. Departamento 
2. Proyecto
3. Contratista 
4. Intervalo de fechas
5. Números de nómina

También puede filtrar por el:

 6. Estado del proceso. 

 7. Aceptar estado.

 8. Estado de aprobación Prime.

 Una vez que haya seleccionado sus filtros, puede hacer clic en Cargar datos para que aparezcan los CPR seleccionados.

Ahora está listo para revisar las nóminas certificadas que se han enviado.  Nota: la funcionalidad completa que se muestra a continuación depende de la configuración de la agencia.

1. Eliminar CPR: la única vez que desea eliminar un registro es 1) si un suscriptor ingresó la fecha de fin de semana incorrecta, 2) si el contratista informó al proyecto incorrecto o 3) si se ingresó la ubicación incorrecta.  El resto de la información es editable. 
2. Ver RCP: puede revisar la RCP enviada haciendo clic en el botón PDF o también puede hacer clic en el botón Ver detalles.
3. Aprobación Prime: una vez que haya revisado la nómina y no tenga errores, cambiará el estado de Aprobación Prime a APROBADO. El sistema sellará la fecha en que fue aprobado. Nota: la funcionalidad completa que se muestra a continuación depende de la configuración de la agencia.
4. Aceptar estado -
   • Enviado: este es el estado de aceptación inicial una vez que se certifica la nómina.
   • Actualizado o reenviado: si la suscripción regresó y realizó algún cambio, verá uno de estos dos estados de aceptación. 
   • Permitir edición: a veces, un submarino se da cuenta de que cometió un error en su registro después de certificarlo. Es posible que intenten volver atrás y editar el registro, pero dependiendo del tiempo de edición asignado, es posible que no puedan acceder al registro. Al cambiar el estado de aceptación a permitir edición, está desbloqueando el registro para permitirles realizar cambios. También recibirán un aviso de administrador y un correo electrónico informándoles de que se les ha dado permiso para editar. 
   • Rechazado: si encuentra un problema y necesita rechazar la nómina, se le pedirá un motivo o un mensaje para enviar con el rechazo. Una vez que se haya rechazado, el suscriptor recibirá un aviso de administrador en su cuenta y un correo electrónico en el que se le informará de que el registro ha sido rechazado junto con su mensaje. 

Nota: La agencia/administrador puede restringir que el aprobador principal seleccione la selección de edición de rechazo o permiso una vez que se haya aceptado la nómina. 

1. Columna aceptada: mostrará la fecha en que la agencia/administrador aceptó el registro de nómina por su parte.
2. Columna Final: esto se mostrará como sí si el subcontratista ha marcado su nómina como definitiva por su parte. Tenga en cuenta que cambiar este estado final en este extremo NO lo cambia oficialmente en el registro en sí.  El subcontratista aún tendrá que volver atrás y corregir esto en su cuenta para hacerlo oficial.
3. Columna Ver detalles: esto le permitirá ver más detalles sobre la nómina que se envió y el estado de la nómina.

En la sección de detalles, puede:

1. Cambiar el estado del proceso o aceptar el estado. 
2. Enviar y revisar avisos de administración.
3. Ver los CPR, incluidas sus versiones reemplazadas. 
4. En Detalles de nómina, tiene la opción de:
   • Vea el registro real tal como se veía cuando el subcontratista lo ingresó. Audit es lo mismo que View. Al hacer clic en Auditar, escribirá un sí en la columna Auditado.  Tenga en cuenta que actualmente no tenemos ningún informe que muestre el estado de la auditoría.  
   • Al hacer clic en ver debajo del registro de nómina, puede hacer clic en Revalidar en la parte inferior para actualizar el registro y enviarlo a través de todas las comprobaciones de validación nuevamente.

Como aprobador principal, desea asegurarse de que la numeración del cálculo de la nómina no esté fuera de secuencia y de que un cálculo de la nómina se haya marcado o no se haya marcado como final de forma incorrecta. Dependiendo de cómo la agencia/administrador configure las validaciones, un contratista puede recibir un aviso si no está pagando la tarifa mínima requerida por la embarcación que ha seleccionado. 

Un aviso/cumplimiento les impedirá certificarse, una advertencia/alerta es una parada suave pero les permitirá seguir adelante con el aviso activado y una validación oculta no mostrará al contratista si se cometió un error o si el empleado recibió un pago insuficiente. Es importante comprender cómo su agencia/administrador ha configurado esta funcionalidad.

Violaciones

Todos los avisos o advertencias que existan cuando el contratista envíe un CPR se enumeran en la pestaña Infracciones. Los administradores pueden revisar estas posibles infracciones, actuar o eliminarlas según sea necesario.

Las validaciones que están configuradas como una advertencia u ocultas para el contratista se pueden ver en la pestaña Infracciones.  

Una advertencia común que puede ver es VAL_52; Las deducciones totales son mayores que el monto del cheque. Una validación establecida en una advertencia no impedirá que el contratista certifique su nómina, pero seguirá siendo visible aquí si la advertencia no se borró. 

Contacto del proyecto

Dentro de la pestaña Proyectos, verá los proyectos que se le han asignado para supervisar. Cada contratista que esté asignado al proyecto también tendrá acceso al botón "Mostrar información" en la pestaña de Proyectos.  

Es decisión de la Agencia/Administrador a quién ingresa como primer contacto. Por lo general, una agencia incluirá al contratista principal como contacto, que incluye su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. 

Configuración

 Al iniciar sesión como aprobador Prime en el lado del administrador, los únicos botones disponibles en la pestaña Configuración son Configuración del contratista y Cambiar contraseña.  

Tenga en cuenta que el administrador y el aprobador principal verán el botón para configurar contratistas y subcontratistas como 'Configuración del contratista', mientras que cuando un contratista inicia sesión en LCPtracker, verá el botón como 'Configuración del subcontratista' si esta función está disponible para ellos.

Vista de administrador y aprobador Prime:

Vista del contratista:

El proceso para agregar y asignar contratistas y subcontratistas se realizará siguiendo los mismos pasos que se indican a continuación.  

Configuración del contratista

Durante la configuración, la agencia/administrador decidirá si permitirá que los contratistas y los subcontratistas de nivel inferior configuren sus propios submarinos o si esta tarea se manejará en el nivel de administrador/aprobador principal.

Si esta función está activada, usted, como contratista principal, primero configurará el subcontratista debajo de usted. Tenga en cuenta que podrá iniciar sesión con su inicio de sesión de administrador de aprobador Prime o su inicio de sesión de ID de usuario de contratista principal para realizar esta configuración. Después de eso, cada subcontratista es responsable de configurar sus subcontratistas de nivel inferior. También tiene la capacidad de configurar a todos los subcontratistas en el proyecto si así lo desea. 

Los siguientes pasos mostrarán el proceso para la configuración del contratista como administrador de aprobadores Prime.

Agregar/Editar/Eliminar: 

En Configurar > configuración de contratista > asignación de contratista, puede agregar o eliminar un subcontratista de un proyecto, ajustar el nivel de subcontratista y ajustar la fecha de inicio del subcontratista.  

 La configuración del contratista es un proceso de dos pasos:

Paso 1: Configuración del contratista>agregar/editar contratistas

Para agregar un nuevo contratista, complete los campos de datos con la información proporcionada por su contratista, comenzando con el nombre de su empresa. Cada campo con un asterisco rojo deberá completarse antes de que se pueda guardar un contratista. Si se trata de un usuario existente, es posible que tenga acceso de solo lectura a su información.

Es posible que algunos contratistas ya sean usuarios de LCPtracker en la base de datos de otra agencia.  Antes de agregar a su contratista, pregúntele si es un usuario actual. Si es así, pídales su ID de usuario exacto que utilizan actualmente para iniciar sesión en el sistema LCPtracker. Seguirá adelante con la creación de esta empresa como una "nueva" cuenta en la base de datos en la que está trabajando.

Ingrese su ID de usuario actual en el 'Nº de licencia de contratista'. o el campo Número de teléfono de 10 dígitos.  A continuación, el sistema vinculará automáticamente sus cuentas. Esto evita que tengan que usar varios ID de usuario.

Continúe ingresando la información requerida en la página Configuración del contratista. La información del campo de correo electrónico de contacto debe ser el usuario principal de LCPtracker del contratista.  Es importante que esta entrada sea correcta, antes de guardar, ya que LCPtracker está diseñado para comunicarse con los usuarios del sistema a través de esta dirección de correo electrónico. Esta debe ser la persona responsable de manejar las nóminas certificadas para ese contratista. 

Todos los campos de asteriscos rojos deben completarse antes de guardar. Tenga en cuenta que algunos administradores/agencias de bases de datos pueden tener requisitos adicionales además de los campos de asterisco rojo. Una vez que haya completado su entrada, haga clic en Guardar. 

Recibirá una ventana emergente que le indicará "El contratista ha recibido un correo electrónico notificándole.  No olvide asignar este contratista al proyecto".  Ahora pasará al paso 2 de la configuración del contratista.  

LCPtracker enviará automáticamente por correo electrónico al subcontratista su ID de usuario y contraseña temporal.

Paso 2: Configuración del contratista > asignación del contratista

El siguiente paso después de haber configurado a los contratistas en el sistema es asignarlos a los proyectos.

ID de contrato – El ID de contrato es el número de identificación de el contrato entre usted y el subcontratista. Este campo ayudará al subcontratista a identificar el contrato para el que debe ingresar las nóminas si ese contratista tiene varias cuentas en un proyecto.  Si no tiene un ID de contrato o un sistema de numeración, asegúrese de asignar un ID único a este contrato.  

Contract Amount (Monto del contrato( – Campo opcional, es posible que algunos administradores quieran esta información. Este es el monto del contrato entre usted y su subcontratista.

Start Date (Fecha de Inicio) – La fecha en la que el subcontratista comienza a trabajar en el proyecto. Este campo se puede cambiar después de que se haya realizado el guardado inicial.  El informe Resumen de RCP tardía utiliza este campo para los informes de RCP posteriores. 

End Date (Fecha de Culminación) – Campo opcional, Es posible que algunos administradores quieran esta información.

Responsibility Code (Código de Responsabilidad) – Campo opcional, Es posible que algunos administradores quieran esta información.

Una vez que haya hecho sus elecciones en el menú desplegable e ingresado la información requerida, asegúrese de Guardar. 

Documentos electrónicos (eDocuments)

La funcionalidad de documentos electrónicos está diseñada para permitir que la Agencia/Administración reciba documentos electrónicamente, almacene, indexe y vea los documentos a voluntad.  Un administrador completo mantiene todos los requisitos de documentos electrónicos. Si no se muestra ningún documento, entónces esta no es una sección de la que deba preocuparse. 

 Dependiendo de la configuración de la agencia/administrador, el aprobador principal también puede ver los documentos electrónicos enviados por los subcontratistas.

Ver documentos 

 Para ver los documentos que ha enviado un subcontratista, vaya a Documentos electrónicos>Ver documentos.

Puede limitar su búsqueda seleccionando cualquiera de los elementos de filtro anteriores y haciendo clic en Cargar datos. Esto abrirá los documentos y le permitirá ver los detalles, abrir el documento haciendo clic en Ver o eliminar el documento.

Subir documentos

Ppuede cargar un documento para un subcontratista específico. Para ello, irá a Documentos electrónicos>Cargar Documentos. Asegúrese de cargar el documento electrónico en el contratista específico para el que va dirigido. LCPtracker recomienda que cada contratista cargue sus propios documentos electrónicos. 

Si tienen problemas, puede proceder a nuestro equipo de soporte en support@lcptracker.com para obtener ayuda.

Pestaña de Administrador

Según la configuración de la agencia/administrador, normalmente verá dos botones en la pestaña Administrador. Aviso de administración Procesamiento y edición de empleados.

Si no ve el botón Editar empleado, significa que la agencia/administrador ha restringido su capacidad para ver a los empleados y realizará las aprobaciones de aprendiz.

Si ve el botón Editar empleado, es posible que solo tenga acceso de lectura y no pueda realizar ninguna edición. Esto significaría que la agencia/administrador realizará las aprobaciones de aprendiz, pero aún le permite ver la información del empleado. 

Editar empleados

Puede filtrar por proyecto, contratista, ciudad, códigos postales o el apellido de un empleado haciendo clic en Filtrar selección de empleados. Puede hacer clic en Cargar empleados si prefiere no utilizar un filtro.

Si tiene muchos subcontratistas, al usar un filtro, hará que la lista desplegable sea más manejable.  

También es posible que desee mostrar solo los aprendices no aprobados o las aprobaciones vencidas. Eso se puede hacer haciendo clic en el cuadro asociado con lo que desea ver.

Si la Agencia/Administrador le ha dado permiso para aprobar Aprendices, una vez que haga clic en Cargar Empleados, se desplazará hacia abajo hasta la sección Aprendiz.

Para aprobar a un aprendiz en LCPtracker, deberá tener una entrada en los siguientes tres campos; Aprobación del aprendiz, fecha de aprobación del aprendiz y fecha de vencimiento de la aprobación. Al seleccionar "Aprobado" en el campo Aprobación del aprendiz, el sistema completará automáticamente la fecha de hoy en el campo Fecha aprobada por el aprendiz, así como el ID de usuario del administrador en el campo Aprendiz aprobado por.  

Haga clic en GUARDAR en la parte inferior de la pantalla una vez que haya completado los pasos de aprobación.

Procesamiento de avisos administrativos 

Los avisos administrativos son mensajes que se pueden enviar a los subcontratistas. La mayoría de estos avisos se envían automáticamente, como cuando se rechaza una nómina o si se ha otorgado la edición del permiso. La Agencia/Administrador puede decidir configurar plantillas adicionales de Aviso de Administrador para que usted las use.  

Ver avisos de administración

Hay varios filtros que puede usar para reducir los avisos de administrador que desea ver. Los botones a la derecha de cada aviso le permitirán editar, reenviar o cerrar. Editar le dará la posibilidad de agregar notas adicionales al Aviso de administración, sin embargo, no puede editar el mensaje ingresado anteriormente.

LCPtracker recomienda encarecidamente cerrar los avisos de administración una vez que estén completos para mantener su vista limpia y organizada. Puede ocultar y mostrar los avisos cerrados según sea necesario haciendo clic en la casilla de verificación resaltada como se muestra arriba.

Agregar avisos de administrador

Puede crear un aviso de administrador haciendo clic en el botón Agregar nuevo aviso. Esta funcionalidad solo está disponible después de que la agencia/administrador haya configurado un tipo de aviso de administrador. Este tipo de aviso sería una plantilla que rellena un mensaje en el campo Mensaje de aviso una vez que se realiza una selección.

Asegúrese de que todos los campos con el asterisco rojo estén completamente llenos. El título del aviso se mostrará en la línea de asunto cuando se envíe el correo electrónico. La fecha de notificación debe ser el día en que envía la notificación de administración. No puede reenviar la fecha de este campo. Una vez que esté listo para enviar, haga clic en Guardar y se enviará al contratista un correo electrónico automático con la información ingresada.  

Informes

Normalmente, la mayoría de todos los informes estándar de LCPtracker están disponibles para un aprobador Prime, sin embargo, la agencia/administrador puede restringir el acceso a informes específicos si es necesario. 

Póngase en contacto con la agencia/administrador si necesita solicitar acceso a un informe que no está viendo disponible en la pestaña Informes.
 

Para obtener ejemplos detallados sobre los informes estándar de administración de LCPtracker, consulte el catálogo de informes más reciente, que está disponible en los materiales de capacitación.

Apoyo 

Si necesita ayuda adicional, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte de LCPtracker. Están disponibles de lunes a viernes de 5:00 a.m. a 5:30 p.m. PST en:

• (714) 669-0052 opción 4, o 
• Chat en vivo, o 
• Support@LCPtracker.com