Nómina con Restitución

Información de contexto

La nómina puede ingresarse de dos maneras diferentes: ingreso manual o mediante el proceso de carga. La mayoría de los mismos campos de datos deberán actualizarse con cualquiera de los métodos para la restitución. El proceso manual indicará “múltiples cheques de pago” y marcará uno de ellos como el cheque de “restitución”. El proceso de carga requerirá que los usuarios combinen la información de los cheques de pago en una sola celda del archivo de hoja de cálculo y proporcionen los valores de los cheques en el campo/celda de notas, mientras actualizan las tarifas y totales de pago y beneficios adicionales.

Los usuarios pueden utilizar esta guía para determinar qué proceso funcionará mejor.

Punto de inicio para ingreso manual

Desde 1. Payroll Records, haz clic en Enter Records para Ingresar registros.

Punto de inicio para carga

Desde 1. Payroll Records, haga clic en Upload Records.

Nota: para los escenarios proporcionados en esta guía, cada empleado trabajará 10 (diez) horas en los siguientes casos. Se utilizarán las tarifas salariales vigentes que se indican a continuación.

Proceso de Actualización Manual

Se pueden hacer ajustes en:

1. Pago Bruto al Empleado en Este Proyecto
2. Salarios pagados en lugar de beneficios (Total de Beneficios en Efectivo)
3. Campos de Tarifas por Hora
4. Tarifa pagada en lugar de beneficios (Beneficio en Efectivo)
5. Beneficios pagados a fondos/planes/programas aprobados

Nota: Los cambios dependerán de los detalles del oficio/clasificación y de las asignaciones de pago.

Escenario Uno: Sin beneficios adicionales – Albañil

Si no hay beneficios adicionales en la decisión salarial y el trabajador recibió un pago inferior a la tarifa base específica del Oficio/Clasificación, deberá aumentar la tarifa base.

Información original de pago: La tarifa total por hora (Tarifa base por hora + monto por beneficios adicionales por hora) pagada ($18.000) es menor que $20.160, el salario prevaleciente publicado para este oficio. (VAL_5 y VAL_23). Las tarifas base deben aumentarse a $20.16 y el Pago Bruto al Empleado en Este Proyecto será revalidadas.

Segundo Cheque: Se seleccionará la opción de Múltiples Cheques de Pago. Haga clic en Agregar Cheque de Pago para añadir el segundo cheque. Este se marcará como restitución. Si todo el pago retroactivo adeudado se realiza con un solo cheque, puede ingresar la misma información del cheque para cada semana en la que se deba restitución. Algunos contratistas pueden dividir estos pagos por cada semana específica adeudada; sin embargo, este escenario es menos probable debido al tiempo que tomaría.

El ejemplo a continuación no es un pago total de restitución. Cubre la diferencia de una semana específica. Si todo el pago retroactivo adeudado se realiza con un solo cheque, puede ingresar la misma información del cheque para cada semana en la que se deba restitución. Algunos contratistas pueden dividir estos pagos por cada semana específica adeudada (ver abajo); sin embargo, este escenario es menos probable debido al tiempo que tomaría.

Nota: Después de ingresar los dos (2) cheques y ajustar las tarifas, no aparecerán avisos.

Escenario Dos: Con beneficios adicionales – Calderero

Si hay beneficios adicionales en la determinación salarial para el Oficio/Clasificación específica, estos pueden ajustarse (cuando corresponda) y pagarse a fondos/planes/programas aprobados y/o como beneficios en efectivo. También debe cumplirse con la tarifa base de pago.

Información original de pago: La tarifa total por hora (Tarifa base por hora + monto por beneficios adicionales por hora) pagada de $18.000 es menor que $45.79 (Tarifa base + monto por beneficios adicionales por hora), el salario prevaleciente publicado para este oficio. (VAL_5 y VAL_23).

1. El paquete total pagado debe aumentarse a $45.79. En este escenario, la tarifa base por hora se aumentaría a $37.00, y el total de beneficios adicionales se aumentaría a $8.79.
2. Los beneficios adicionales se dividirán en $4.00 en beneficios en efectivo y $4.79 pagados a fondos/planes/programas aprobados.
   • ($2 Vacaciones/Feriados/Cuotas, $1 Salud y Bienestar, $1 Pensión, $0.79 Capacitación). Esto se reflejará en los Beneficios/Contribuciones pagados a terceros (no a empleados).
     • Nota: Los valores que se ven a continuación representan las tarifas multiplicadas por las 10 horas (horas totales).
3. El Pago Bruto al Empleado en Este Proyecto y los Salarios Pagados en Lugar de Beneficios (Total de Beneficios en Efectivo) serán revisados.

Lo que se muestra arriba son los totales de los pagos por beneficios adicionales en cada categoría. Esto puede ingresarse directamente, o se puede utilizar el botón Calcular Beneficios si se están usando las “Tarifas por Hora Predeterminadas de Beneficios Pagados” en el perfil del empleado o en “Mantenimiento de Beneficios Adicionales” (estas dos funciones pueden ahorrar tiempo). Las explicaciones sobre Calcular Beneficios se encuentran al final del documento.

Segundo Cheque: Se deberá ingresar la información de cada cheque, por lo que se seleccionará la opción de Múltiples Cheques de Pago. Una vez ingresado el cheque original, haga clic en Agregar Cheque de Pago para añadir el segundo. Este debe marcarse como restitución. Si todo el pago retroactivo adeudado se realiza con un solo cheque (como se muestra abajo), puede ingresar la misma información del cheque para cada semana en la que se deba restitución. Algunos contratistas pueden dividir estos pagos por cada semana específica adeudada; sin embargo, esto es menos probable debido al tiempo que tomaría.

El ejemplo a continuación es un pago total de restitución. Esta misma información del cheque se ingresará para cada envío de nómina certificada en el que se deba restitución.

Nota: Después de que se hayan ingresado los dos cheques y se hayan ajustado las tarifas, no aparecerán avisos.

Usando de la Carga

El proceso de carga para restitución descrito a continuación solo puede utilizarse si no se ha enviado previamente una nómina certificada para esa fecha de fin de semana. Si ya se ha enviado una nómina certificada, solo se puede usar el proceso manual, a menos que la nómina enviada haya sido eliminada por completo. Los ajustes descritos en los escenarios de entrada manual deberán modificarse en el archivo de carga antes de subirlo para evitar recibir avisos de CPR.

• Si se está cargando por primera vez, puede ser mejor esperar a cargar la semana siguiente hasta revisar la primera carga por posibles avisos que puedan surgir.
  • La mayoría de los avisos deben corregirse/resolverse antes de que la nómina pueda ser firmada electrónicamente y enviada.
  • Los avisos de advertencia no tienen que resolverse antes de certificar – los dos tipos de avisos se describen a continuación.
    • La primera carga o entrada manual le indicará qué ajustes y/o restitución deberá realizar según el oficio/clasificación seleccionada.
• Los usuarios deberán comprender qué representa cada columna de la hoja de cálculo para saber qué celdas ajustar. Si se utiliza el archivo de carga de LCPtracker, hay una pestaña de Leyenda en la parte inferior.

Nota: Solo ajuste los datos en las columnas que corresponden al proceso manual.

• En la columna del monto del cheque de pago (la columna total_paid que se muestra abajo), múltiples cheques pueden representarse como una sola cifra total. La columna all_projects representa el Pago Bruto en Todos los Proyectos. La columna gross_employee_pay representa el Pago Bruto al Empleado en Este Proyecto.
  • Valores Originales (basados en escenarios de entrada manual).
  • Nuevos Valores (basados en escenarios de entrada manual).
• La columna check_number mostrará los números de los múltiples cheques de pago o hará referencia a la sección de notas.
• La sección de notas (denominada prnotes) puede utilizarse para el desglose de cada cheque de pago.
• Si es un depósito directo, se puede ingresar “DD” como número de cheque. Los usuarios deben listar cada depósito directo individualmente.
• Con el tiempo, algunos empleados pueden experimentar cambios o aumentos en el pago, planes de seguro que afectan los pagos de beneficios adicionales, y otros cambios en los planes/programas de beneficios. Los totales de beneficios adicionales del Escenario #2 del proceso manual pagados a fondos/planes/programas aprobados están representados en las columnas amarillas que se ven en la captura de pantalla a continuación (ep_haw, ep_pension, ep_train, ep_all_other, ep_cont_pension, vol_emp_pay_med).

Nota: El envío de nómina certificada, ya sea manual o por carga, generalmente debe comenzar con la primera semana laboral del empleado y realizarse para cada semana sucesiva, de modo que cualquier cambio/aumento pueda ajustarse adecuadamente.

Función Calcular Beneficios

Esta función puede utilizarse con el proceso de Entrada Manual o con el proceso de Carga. Utiliza las Tarifas Predeterminadas de Beneficios Adicionales y calculará los Totales de Beneficios en función de las horas ingresadas para una semana laboral/proyecto determinado.

Beneficios Predeterminados Pagados por Hora

Las tarifas predeterminadas pueden ingresarse en el perfil del empleado para que la función Calcular Beneficios pueda utilizarse durante el proceso de Entrada Manual o de Carga. Los totales de beneficios se calcularán en función de las horas ingresadas para una semana determinada, multiplicadas por las tarifas predeterminadas.

Vea a continuación en la sección enmarcada hacia la parte inferior de la imagen.

Mantenimiento de Beneficios Adicionales

Se pueden ingresar tarifas predeterminadas de beneficios pagados por hora para múltiples empleados.

La función Calcular Beneficios puede utilizarse durante el proceso de Entrada Manual o de Carga. Los Totales de Beneficios se calcularán en función de las horas y las tarifas.

Calcular Beneficios Manualmente

Al hacer clic en Calculate Fringes en la parte inferior derecha después de ingresar las horas, se generarán los Totales de Beneficios.

Función Calcular Beneficios para el proceso de Carga

Debe marcar la casilla Calculate fringes automatically.