Administrator - Guía de informes de FHWA para administradores

Guía de informes de FHWA para administradores

Introducción

Esta guía aplica a cualquier administrador que supervise proyectos financiados por la Administración Federal de Carreteras (FHWA, por sus siglas en inglés) que tengan requisitos de informes anuales de EEO. 

Incluido en esta guía:

• Cómo configurar correctamente una base de datos para utilizar los informes de la FHWA, incluyendo:
  • Requisitos de configuración del proyecto
  • Requisitos de coincidencia de artesanías con la "Lista de artesanías de la FHWA"”
• Cómo ejecutar el "Informe FHWA 1391"
• Cómo ejecutar el "Informe FHWA 1392"
• Cómo ejecutar el "Informe de entrada de datos adicionales de la FHWA" 
• Cómo ejecutar el "Informe de presentación del contratista de la FHWA"
• Cómo ingresar información para trabajadores con salarios no prevalecientes a través de la página "Entrada de datos adicionales de FWHA"
• Notas importantes sobre los informes 1391 y 1392
• Lista de verificación del administrador y consejos para la resolución de problemas.

El Informe FHWA 1391 es un informe anual de igualdad de oportunidades de empleo (EEO, por sus siglas en inglés) que refleja el cumplimiento laboral empleado en proyectos individuales de la FHWA durante el último período de nómina en julio. 

El informe combina los resultados de los datos del informe de nómina certificado, así como cualquier "dato adicional de la FHWA", que es la información presentada sobre los trabajadores con salarios no prevalecientes, también empleados durante el último período de nómina en julio. Los trabajadores asalariados no prevalecientes, según la definición de la FHWA, incluyen funcionarios (gerentes), supervisores, capataces y personal administrativo. 

El Informe FHWA 1392 es un informe anual de igualdad de oportunidades de empleo (EEO, por sus siglas en inglés) que refleja el personal empleado en el total de todos los proyectos de la FHWA durante la temporada alta de construcción para una agencia específica o un recipiente de fondos.

Configuración de la base de datos

Configuración del proyecto

Paso 1. Designar proyectos como FHWA 

1. Haga clic en la pestaña Configurar. 
2. Haga clic en Agregar/Editar proyectos.
3. Seleccione el proyecto correspondiente y marque la casilla "Proyecto 1391/1392".
4. Guarde los cambios.
5. Si hay algún problema para guardar esta selección, póngase en contacto con su gestor de proyectos de LCPtracker, ya que es posible que sea necesario realizar un cambio para habilitar los informes de FHWA en la base de datos.

Configuración del contratista

Paso 2. Agregar importes de contrato por contratista para que se forme el informe 1391.

Para que el Informe 1391 muestre correctamente los datos, el "Monto en dólares del contrato" se completará en función de los montos de contrato enumerados para cada contratista en el sistema. 

Los importes de los contratos enumerados en la sección Asignación de Contratistas se combinarán para rellenar estos campos. Para navegar a esa sección:

1. Haga clic en la pestaña Configurar.
2. Haga clic en Configuración del contratista.
3. Haga clic en Asignación de contratistas. 

Sin embargo, para el informe 1392, el "Valor total en dólares" se completará a partir de la suma de los montos del "Presupuesto" ingresados en la página de configuración del proyecto de la suma de todos los montos del presupuesto para los proyectos de la FHWA sobre los que se informa en este período.

Emparejamiento de artesanías FHWA

Paso 3. Revise la lista de artesanías de la FHWA y la coincidencia de artesanías. 

Tenga en cuenta que este es un proceso de dos partes.

El uso de las funciones de emparejamiento en LCPtracker permite que las categorías de oficios asalariados prevalecientes se emparejen con las categorías de oficios de informes predeterminados de la FHWA. La FHWA proporciona una lista estandarizada de once oficios con los que deben coincidir todas las artesanías/clasificaciones en los informes de nómina certificados (CPR).

La FHWA no permite ediciones o adiciones de otros oficios que no sean los once oficios proporcionados.

Hay cuatro categorías salariales no prevalecientes cuyos datos pueden ser ingresados por separado por los contratistas en la página "Entrada de datos adicionales de la FHWA".

Es necesario completar la "coincidencia artesanal" para que los informes de la FHWA se extraigan correctamente. Hay dos partes en la coincidencia de artesanías (Craft Matching). La Parte 1 es revisar que la Lista de Artesanías estándar de la FHWA esté cargada en su cuenta, y la Parte 2 es hacer coincidir las artesanías enviadas en los CPR con una artesanía de la Lista de Artesanías de la FHWA precargada. 

Parte 1. Verificar que la lista de artesanías de la FHWA esté disponible:

1. Haga clic en la pestaña Configurar.
2. Haga clic en Agregar/Editar lista de artesanías.
3. Seleccione FHWA en el menú desplegable disponible. Verá que se completan las categorías de trabajo estándar de FHWA.
4. Pasar a la Parte 2.

Si no ve esta lista, póngase en contacto con su Customer Success Manager en LCPtracker.

NOTA IMPORTANTE: NO AGREGUE NI ELIMINE NADA DE ESTA LISTA.

Los únicos nombres de embarcaciones que serán reconocidos por la FHWA son:

1. Carpinteros (Carpenters)
2. Albañiles de cemento (Cement Masons)
3. Electricista (Electricians) 
4. Operadores de Maquinas (Equipment Operators)
5. Herreros (Ironworkers) 
6. Obreros-Semicalificados (Laborers-Semiskilled)
7. Obreros No Calificados (Laborers-Unskilled)
8. Mecánicos (Mechanics)
9. Pintores (Painters) 
10. Plomeros (Pipefitter/Plumbers)
11. Camioneros (Truck Drivers)

Estos nombres EXACTOS de oficios deben ser utilizados; esto incluye que sea en inglés, su ortografía, el uso de mayúsculas y el espaciado.

Parte 2: Combinación de oficios. 

1. Haga clic en la pestaña de Configuración.
2. Haga clic en Agregar/Quitar Craft Match.
3. Marque la casilla de verificación 1391/1392. Al marcar esta casilla, estará filtrando solo a proyectos 1391/1392.
4. Seleccione el proyecto que necesita una coincidencia de manualidades.

A continuación, aparecerán todos los oficios y clasificaciones que se hayan asignado al proyecto. Haga coincidir cada uno de estos oficios con una categoría de trabajo de la Lista de artesanías de la FHWA. El sistema enumerará todas las clasificaciones disponibles en un proyecto para que los administradores puedan manejar de manera preventiva el proceso de emparejamiento de máquinas. Es importante tener en cuenta que, si se agrega una nueva clasificación al proyecto, el administrador deberá volver a esta lista para completar el emparejamiento de artesanías (funciones) para esa clasificación recién agregada.

1. Haga clic en Coincidir/Emparejar (Match). 
2. Seleccione la lista de artesanías (funciones) de FHWA. 
3. Seleccione la categoría de trabajo adecuada.
4. Guarde los cambios. 

Repita los pasos para cada manualidad hasta que todas las funciones se hayan emparejado.

Las imágenes a continuación muestran dónde hacer clic para relacionar una artesanía de un CPR con la Lista de Artesanías predeterminada de la FHWA.

Aparecerá un menú desplegable para seleccionar una artesanía FHWA predeterminada.

Siempre que necesite, se podrá desvincular y volver a coincidir en caso de que necesite hacer alguna corrección.
 

Una vez que el proyecto se ha configurado como 1391/1392 y se ha completado la coincidencia de artesanías, se pueden ejecutar los informes 1391/1392. 

Recuerde que el Informe 1392 de la FHWA es un "roll-up" de todos los informes 1391 y es lo que debe presentarse a la Administración Federal de Carreteras (FHWA).

Informes

Informe FHWA 1391

Como administrador, no es necesario ejecutar los informes 1391, pero puede ser útil ver el desglose de lo que cada contratista ha presentado para su último período de pago en julio.  

• Haga clic en Informes. 
• Localice la sección Informes especializados. 
• Haga clic en el informe FHWA 1391.
• Introduzca el intervalo de fechas aplicable.
• Seleccione el/los proyecto(s).
• Seleccione el contratista.
• Seleccione la asignación Suscribir a, si es necesario.
• Haga clic en Ver informe.
   

NOTA: Los empleados con una selección de origen étnico en LCPtracker de "No especificado", "Otro" o sin selección realizada NO aparecerán en este informe en absoluto. En el caso de que los empleados con una de estas selecciones étnicas hayan realizado un trabajo en la semana que se informa, habrá una nota en la parte inferior del informe para reflejar el número de empleados que "no estaban dispuestos a identificarse a sí mismos”.

FHWA 1391 Informe de estado de introducción de datos adicionales

La sección "FHWA 1391 Additional Data Entry" se utiliza para informar "categorías de trabajo con salarios no prevalecientes", como gerentes, supervisores, capataces (jefe de obra) y trabajadores administrativos, junto con sus respectivos datos demográficos, como el género y el origen étnico.

Este informe ofrece una descripción general de alto nivel como resumen de la entrada de datos adicionales de la FHWA completadas por los contratistas para cada proyecto. Para encontrar qué contratistas no han enviado la nómina y/o los datos adicionales de la FHWA, ejecute el resumen de Informe del contratista de la FHWA, que se describe aquí.

• Haga clic en Informes.
• Localice la sección Informes especializados.
• Haga clic en FHWA 1391 Informe de estado de entrada de datos adicionales.
• Introduzca el intervalo de fechas aplicable.
• Seleccione el contratista.
• Seleccione el proyecto.
• Seleccione la opción Sub a.
• Haga clic en Ver informe.
  

Informe FHWA 1392

Para ejecutar el informe FHWA 1392, siga las instrucciones a continuación. Haga clic aquí para obtener más información sobre cómo ingresar un rango de fechas para los informes de la FHWA.

• Haga clic en la pestaña Informes.
• Localice la sección Informes especializados.
• Haga clic en el informe FHWA 1392.
• Introduzca el intervalo de fechas aplicable. 
• Ingrese su nombre y cargo. 
• Haga clic en Ver informe.
   

El informe FHWA 1392 incluirá:

• Realización de RCP presentadas en el plazo ingresado en los parámetros del informe para el mes de julio. Se excluyen las RCP no realizadas. 

Y/O,

• Adición de datos adicionales del FHWA para los trabajadores con salarios no prevalecientes.
• Los proyectos deben tener un valor presupuestario superior a $10,000 (monto del presupuesto que se indica en Configuración del proyecto).

A continuación, se muestra un ejemplo del Informe FHWA 1392 que debe enviarse a la agencia recaudadora que recibió fondos de la FHWA.

NOTA: Habrá un pie de página en el informe que enumere el número de empleados que no estaban dispuestos a identificarse a sí mismos y que no están representados en este informe. Estos empleados tenían la etnia de "No especificado", "Otro" o no se hizo ninguna selección. Habrá una segunda página en la memoria en la que se enumerarán los proyectos incluidos en los resultados del informe.

Informe de presentación del contratista del FHWA

Este informe proporcionará una lista general de los contratistas, las fechas de las RCP presentadas, así como las RCP faltantes. Además, enumera si los contratistas ingresaron datos adicionales de la FHWA, si estaban cumpliendo y no funcionando, así como cuántos empleados fueron reportados.

Esto servirá como una herramienta útil para que los administradores y los principales revisen el período del informe y vean si todos los CPR han sido certificados por los contratistas, así como si se han presentado datos adicionales de la FHWA.

El informe incluye:

• Código del proyecto.
• Nombre del proyecto.
• Nombre del contratista.
• Subcontratista A con ID de contrato.
• Realización de RCP enviadas en el intervalo de fechas.
• CPR no ejecutantes presentadas en el intervalo de fechas.
• Faltan RCP en el intervalo de fechas.
  • Si un contratista no tiene ningún CPR enviado para todo el proyecto, aparecerá una nota que mostrará "Sin datos”.
• ¿Se han presentado datos adicionales de la FHWA?
• Fecha de fin de semana de los datos adicionales presentados por la FWHA.
• ¿Los datos adicionales de la FHWA funcionan o no funcionan? Recuento total de empleados presentado en los datos adicionales del FHWA.
• Recuento total de empleados presentados en la FHWA Datos adicionales 

Entrada de datos adicionales de la FHWA

Introducción en la entrada de datos adicionales de la FHWA para contratistas

Los administradores también pueden ingresar esta información para sus contratistas haciendo clic en la pestaña Administrador, luego haciendo clic en la Entrada de datos adicionales FHWA 1391. Sin embargo, se recomienda encarecidamente que los contratistas ingresen y certifiquen su propia información de la fuerza laboral.

• Seleccione el proyecto.
  • Nota: Solo los proyectos marcados como 1391/1392 aparecerán en esta lista.
• Seleccione "Fecha de fin de semana en la semana especificada" en el menú desplegable disponible.
  • Nota: Utilizará la misma fecha que se utilizó en el último período de pago de ejecución enviado.

Presentaciones por incumplimiento

Los contratistas y administradores pueden marcar sus presentaciones de entrada de datos adicionales de la FHWA como incumplimiento. Esto es para la página de entrada de datos adicionales donde los usuarios registran el número de personal en las categorías: funcionarios (gerentes), supervisores, capataces y oficinistas. 

Nota: Las primeras cuatro columnas se completarán automáticamente cuando se ingresen datos en los campos restantes, ya que estos son "Totales" de otras secciones.

Introducción de un intervalo de fechas 

La FHWA define el período de informe de julio para el informe anual FHWA 1392 en 23 CFR 230.121 (a)(2):  

• Los datos de empleo introducidos deben reflejar la fuerza de trabajo incorporada durante todo o parte del último período de nómina anterior al final del mes.

Según la experiencia de LCPtracker, la interpretación de "el último período de nómina" varía según el DOT (Departamento De Transporte) estatal u otras agencias que monitorean los fondos de la FHWA. 

Hay dos tipos principales de interpretaciones de "el último período de nómina":

1. Algunos usuarios interpretan que esto significa que es una semana finita: el último período completo de nómina en julio. Esto significa que solo se debe informar a los contratistas que realizaron un trabajo durante esa semana específica.  
   
2. Otros usuarios definen este "último período de nómina", como la semana que es específica para cada contratista individualmente durante el mes de julio.  Por ejemplo, la empresa A puede tener su última semana de trabajo en julio durante la segunda semana del mes.  Las horas de esta fecha de fin de semana se incluirían en los informes 1391 y 1392, ya que cumplen con el requisito de su último período de nómina. Esta podría ser la primera semana de julio para algunas empresas y la última semana de julio para otras.

La FHWA no ha emitido ninguna enmienda formal para aclarar esto más y es consciente de que hay diversas interpretaciones de la legislación. A la luz de este hecho, LCPtracker ha incorporado la capacidad de brindar a los clientes los resultados que buscan, sin importar las interpretaciones que se sigan, pero hacerlo correctamente, dependerá del rango de fechas ingresado en los parámetros del informe.

Detalles del intervalo de fechas:

Este informe, como muchos otros en LCPtracker, está diseñado para ejecutarse por fecha de fin de semana y no por fecha de calendario. Esto es importante para comprender cómo LCPtracker está analizando los datos de los informes de nómina certificados.

1. Si usted es una agencia que sigue la primera interpretación anterior, revise las selecciones del calendario y los rangos de fechas para ingresar y seleccione lo que sea apropiado para las interpretaciones de su agencia.
   1. En los ejemplos de calendario visual, el cuadro ROJO representa el intervalo de fechas que se introducirá en los parámetros del informe.
   2. El cuadro en AMARILLO representa las fechas de las que se extraerán para generar los años 1391 y 1392.
   3. Los calendarios representados son de 2020.

EJEMPLO A

Fecha: 20/07/2020 

Hasta la fecha: 26/07/2020

Dado que el informe se ejecuta por fecha de fin de semana y no por fecha calendario, el informe devolverá datos para las nóminas con las fechas de fin de semana de 20/7/2020, 21/7/2020, 22/7/2020, 23/7/2020, 24/7/2020, 25/7/2020, 26/7/2020

EJEMPLO B

Fecha: 25/07/2020 

Hasta la fecha: 26/07/2020

Dado que el informe se ejecuta por fecha de fin de semana y no por fecha calendario, el informe devolverá datos para las nóminas con las fechas de fin de semana del 25/07/2020 y el 26/07/2020.  Tenga en cuenta que el sábado y el domingo son las fechas de fin de semana más comunes en promedio.

Y/O,    

        2.    Si usted es una agencia que sigue la segunda interpretación anterior, entonces puede ingresar el rango de fechas del 1/7 al 31/7, todo el mes de julio. 

El informe es lo suficientemente dinámico como para encontrar la última semana de trabajo completa en julio de cada contratista individual dentro del rango de fechas ingresado. Los informes FHWA 1391 y 1392 serán un resumen de todas las últimas semanas de trabajo presentadas por cada Contratista.

Preguntas frecuentes

Le recomendamos que revise las notas importantes que se encuentran a continuación. La información contenida aliviará algunas de las preguntas e inquietudes más frecuentes cuando se trata de cumplir con los requisitos del informe FHWA 1391.

Lógica utilizada en los informes 1391 y 1392

• La "Tabla A" enumera un recuento de TODOS los empleados reportados para la semana, que incluye Oficiales, Aprendices, OJT y personal con salarios no prevalecientes informados a través de la página "Entrada de datos adicionales de la FHWA".
• La "Tabla B" y la "Tabla C" mostrarán solo a los empleados presentados como Aprendices o OJT/Aprendices. 
• Cualquier empleado que trabaje como más de un oficio en la semana monitoreada solo se mostrará UNA VEZ en el informe. La artesanía/función seleccionada será:
  • El oficio con mayor número de horas trabajadas.
    • Si las artesanías tienen la misma cantidad de horas trabajadas, se seleccionará la artesanía más calificada. Se utilizó la siguiente jerarquía en términos de más calificados a menos calificados.
      • Electricians (Electricistas)
      • Mechanics (Mecánicos)
      • Equipment Operators (Operadores de Maquinaria)
      • Ironworkers (Herreros)
      • Carpenters (Carpinteros)
      • Cement Masons (Albañiles de Cemento)
      • Pipefitter/Plumbers (Plomeros)
      • Truck Drivers (Camioneros)
      • Painters (Pintores)
      • Laborers-Semiskilled (Obreros – Semicalificados)
      • Laborers-Unskilled (Obreros – No Calificados)
      • Apprentice (Aprendiz)
      • OJT or Trainee (Aprendiz)
        
• Si un Contratista tiene más de un contrato en el mismo proyecto, se contabilizarán por separado.  Esto significa que, si un empleado trabaja para el Contratista en un solo proyecto, pero en dos o más contratos separados, se contará dos veces en el Informe 1392.
  • Esta lógica está determinada por 23 CFR 230.121 (a)(2), que establece:
• (2) El Formulario PR 1391 debe ser completado por cada contratista y cada subcontratista sujeto a esta parte para cada mes de julio durante el cual se realice el trabajo y se presente a la agencia estatal de carreteras. Se debe completar un informe separado para cada contrato o subcontrato cubierto.
• Una minoría se considera cualquier empleado con una etnia que no sea "caucásica" y excluye a cualquier empleado que tenga "No especificado", "Otro" o no haya realizado ninguna selección.
• Los aprendices se contarán buscando "APPR" o "Aprendiz" en la Clasificación de Oficio O en los datos salariales prevalecientes ingresados para el proyecto.
• Los OJT o los Aprendices serán contados por "OJT" o "TRAINEE" en la Clasificación de Oficio O en los datos salariales prevalecientes ingresados para el proyecto.

Lista de verificación del administrador y consejos para la resolución de problemas

1. Haga que todos sus contratistas en proyectos activos envíen la nómina para el mes de julio o la semana de julio que está rastreando para los informes 1391/1392. 
   1. El "Informe de presentación del contratista de la FHWA" lo ayudará a verificar si los contratistas han enviado la nómina y las entradas de datos adicionales de la FHWA.
2. Haga que todos sus contratistas envíen su "Entrada de datos adicionales de la FHWA" para sus trabajadores asalariados no prevalecientes (supervisores, personal administrativo, etc…,) cuando corresponda.
   1. El "Informe de presentación del contratista de la FHWA" lo ayudará a verificar si los contratistas han enviado la nómina y las entradas de datos adicionales de la FHWA.
3. ¿Ha completado la coincidencia de artesanía de todas las artesanías de nómina con el conjunto de la lista de artesanía de FHWA?  
   1. La comparación de artesanías debe realizarse periódicamente, así como una verificación final antes de ejecutar el informe 1392 final que se enviará a la FHWA o al propietario de su proyecto.
4. ¿Ha verificado que la lista de manualidades de la FHWA con la que está haciendo coincidir SOLO está utilizando las siguientes once manualidades?
   1. Su gerente de proyecto de LCPtracker puede ayudarlo a verificar la lista correcta en este lugar. Puede ver esto haciendo clic en la pestaña Configurar, luego haciendo clic en el botón Agregar / Editar lista de artesanías y, finalmente, seleccione "FHWA" en el menú desplegable Lista de artesanías. Por favor, vea más información aquí en Listas de Artesanía.
      • Carpenters (Carpinteros)
      • Cement Masons (Albañil de Cemento)
      • Electricians (Electricistas)
      • Equipment Operators (Operadores de Maquinaria)
      • Ironworkers (Herreros)
      • Laborers-Semiskilled (Obreros – Semicalificados) 
      • Laborers-Unskilled (Obreros – No calificados)
      • Mechanics (Mecánicos)
      • Painters (Pintores)
      • Pipefitter/Plumbers (Plomero)
      • Truck Drivers (Camioneros)

        
        

5. Después de ejecutar el informe 1392, ¿ha mirado la segunda página donde se enumeran todos los proyectos incluidos en el informe para asegurarse de que todos los proyectos que esperaba estén allí? Si no es así, los siguientes elementos pueden ayudarle a solucionar el problema por el que pueden haberse excluido:
   • Si el monto del presupuesto de un proyecto ingresado en LCPtracker fue inferior a $ 10,000, no se contará en los informes.
   • La casilla de verificación "Es proyecto 1391/1392" no estaba seleccionada en la página Agregar/Editar proyecto.
   • No se presentaron RCP para el rango de fechas en julio ingresado.
6. No se presentaron RCP para el rango de fechas en julio ingresado:
   • ¿Ha completado la coincidencia de artesanías para todas las artesanías de nómina con la lista de artesanías de la FHWA?
   • ¿Hay cantidades enumeradas en la nota al pie del informe que indique un # de empleados cuyo origen étnico es "No especificado", "Otro" o no se ha realizado ninguna selección?  Estos empleados no se mostrarán en el recuento del cuerpo/tabla principal del informe.
   • ¿Un contratista tiene varios contratos para el mismo proyecto?  Cada contrato y los empleados enumerados en los CPR se contarán por separado, lo que significa que es posible que el mismo empleado se cuente dos veces. (Consulte la información adicional al respecto aquí.)
   • ¿Un empleado ha trabajado en más de un oficio en el mismo CPR bajo el mismo contrato?  El empleado solo aparecerá una vez, representando el oficio el mayor número de horas trabajadas, o el oficio más calificado si las horas son las mismas entre oficios.

Apoyo

Si tiene más preguntas, no dude en comunicarse con nuestro departamento de soporte en cualquier momento, de lunes a viernes, de 5:00 a. m. a 5:30 p. m. PST al (714) 669-0052 opción 4.

También puede enviarles un correo electrónico a Support@LCPtracker.com o chatearlos a través de su base de datos LCPtracker.