Guía de reportes FHWA para contratistas

Esta guía se aplica a cualquier contratista, principal o subcontratista, que trabaje en un proyecto financiado por la Administración Federal de Carreteras (FHWA, por sus siglas en inglés) dentro del mes de julio, y debe presentar el informe anual de EEO FHWA 1391.

En este material de capacitación se revisarán los siguientes temas:

• Cómo generar el reporte FHWA 1391
• Cómo ingresar información para trabajadores asalariados no prevalecientes (supervisores, personal administrativo, etc.)  a través de la página "Entrada de datos adicionales de FWHA"
• Cómo generar el "Reporte de entrada de datos adicionales de la FHWA"
• Cómo generar el "Reporte de presentación del contratista de FWHA"
• Notas importantes sobre el Reporte 1391
• Introducción de las fechas para seleccionar y generar el FHWA 1391

Reportes

Informe FHWA 1391

El Reporte FHWA 1391 es un reporte anual de igualdad de oportunidades de empleo (EEO, por sus siglas en inglés) que refleja la fuerza laboral empleada en el proyecto FHWA durante el último período de nómina en julio.

El informe combina los resultados de los datos del informe de nómina certificado (CPR, por sus siglas en inglés), así como cualquier "dato adicional de la FHWA", que es información presentada sobre los trabajadores con salarios no prevalecientes, también empleados durante el último período de nómina en julio. Los trabajadores asalariados no prevalecientes, según la definición de la FHWA, incluyen funcionarios (gerentes), supervisores, capataces y personal administrativo.

Se generará un reporte separado para cada proyecto individual, así como para cada contrato cubierto o subcontrato en un proyecto individual. Para generar el informe FHWA 1391:

• Haga clic en la pestaña Reportes
• Haga clic en el reporte FHWA 1391
  
• Introduzca las fechas que aplican
• Seleccione el estado del Proyecto
• Seleccione el/los proyecto(s)
• Seleccione el contratista
• Seleccione la asignación "Subcontratista a"
• Haga clic en "Ver reporte"
• Para exportar el reporte, haga clic en el icono del disco, como se muestra a continuación
  

 Vea a continuación un ejemplo del reporte FHWA 1391:

NOTA: Los empleados con una selección de origen étnico en LCPtracker de "No especificado", "Otro" o sin selección realizada no aparecerán en este informe en lo absoluto. En el caso de que los empleados con una de estas selecciones étnicas hayan realizado un trabajo en la semana que se informa, habrá una nota al pie en la parte inferior del informe para reflejar el número de empleados que "no estaban dispuestos a identificarse a sí mismos”.

FHWA 1391 Reporte de estado de entrada de datos adicionales

La sección "FHWA 1391 Entrada de datos adicionales" se utiliza para reportar "categorías de trabajo con salarios no prevalecientes", como gerentes, supervisores, capataces y trabajadores administrativos, junto con sus respectivos datos demográficos, como el género y el origen étnico.

Como contratista, podrá ver los resultados de su propia empresa, así como de los subcontratistas de nivel inferior que haya contratado para el proyecto.

Este informe ofrece una descripción general de alto nivel de las presentaciones de entrada de datos adicionales de la FHWA ingresadas por los contratistas para cada proyecto. Para averiguar si su empresa o alguno de sus subcontratistas no ha enviado la nómina y/o los datos adicionales de la FHWA, genere el Reporte de presentación del contratista de la FHWA, que se muestra aquí.

• Haga clic en la pestaña Reportes
• Haga clic en FHWA 1391 Reporte de estado de entrada de datos adicionales.
  
  
• Agrega las fechas que aplican 
• Seleccione el contratista
• Seleccione el Proyecto
• Seleccione la asignación "Subcontratista a"
  • Haga clic en Ver reporte.

Reporte de presentación del contratista del FHWA

Este reporte proporcionará una descripción general de las RCP enviadas, así como de las RCP faltantes. Además, enumera si se han enviado entradas de datos adicionales de la FHWA, si estaban funcionando y/o no funcionando, así como cuántos empleados fueron reportados.

Como contratista, podrá ver los resultados de su propia empresa, así como de los subcontratistas de nivel inferior que haya contratado para el proyecto.

Esto servirá como una herramienta útil para revisar el período del informe y ver si todos los CPR han sido certificados por los contratistas, así como si se han presentado datos adicionales de la FHWA.

El reporte incluye:

• Código del proyecto 
• Nombre del proyecto 
• Nombre del contratista
• Subcontratista A con ID de contrato
• Realización de RCP enviadas en el ciclo de fechas seleccionadas
• CPR no ejecutantes presentadas en las fechas seleccionadas
• Faltan RCP en las fechas seleccionadas
  • Si un contratista no tiene ningún CPR enviado para todo el proyecto, aparecerá una nota que mostrará "Sin datos”
• ¿Se han presentado datos adicionales de la FHWA?
• Fecha de fin de semana de FWHA Datos adicionales presentados
• ¿Los datos adicionales de la FHWA funcionan o no funcionan?
• Recuento total de empleados presentado en los datos adicionales del FHWA

Ingreso de datos adicionales de la FHWA

Ingresando de la entrada de datos adicionales de la FHWA para contratistas

La sección "FHWA 1391 Additional Data Entry" se utiliza para informar "categorías de trabajo con salarios no prevalecientes", como gerentes, supervisores, capataces y trabajadores administrativos, junto con sus datos demográficos de género y etnia.

Para enviar una semana de trabajo laboral:

• Haga clic en el botón "1. Pestaña "Registros de nómina"
• Haga clic en "FHWA 1391 Entrada de datos adicionales”
• Seleccione el proyecto y el contrato (si hay varios contratos)
  • Nota: Solo los proyectos que hayan sido marcados como proyectos FHWA 1391/1392 por su administrador aparecerán en esta lista.
• Seleccione "Fecha de fin de semana" en el menú desplegable disponible.
  • Nota: Utilizará la misma fecha que se utilizó en el último período de pago de trabajo enviado para la nómina certificada.
• Ingrese los datos de su fuerza laboral en las columnas con las etnicidades enumeradas.
• Las columnas con totales, el "Total de empleados" y el "Total de minorías" se generara automáticamente en función de lo que se ingrese en la tabla.
  • Ingrese su nombre, cargo y contraseña de firma electrónica (eSignature)

Semana sin trabajo laboral:

• Los contratistas pueden generar los datos adicionales de la FHWA como no-laborales.
• Marque la casilla "No-laboral”
• Ingrese su nombre, cargo y contraseña de firma electrónica (eSignature)

Nota: Las primeras cuatro columnas se completarán automáticamente cuando se ingresen datos en los campos restantes, ya que estos son "Totales" de otras secciones.

Preguntas frecuentes

Le recomendamos que revise las notas importantes que se encuentran a continuación. La información contenida contestara algunas de las preguntas e inquietudes más frecuentes cuando se trata de cumplir con los requisitos del reporte FHWA 1391.

Lógica contenida en el Reporte 1391

• La "Tabla A" enumera un recuento de TODOS los empleados reportados para la semana, que incluye Oficiales, Aprendices, OJT y personal con salarios no prevalecientes informados a través de la página "Entrada de datos adicionales de la FHWA".
• La "Tabla B" y la "Tabla C" mostrarán solo a los empleados presentados como Aprendices o OJT/Aprendices.
• Cualquier empleado que trabaje más de un oficio en la semana monitoreada solo se mostrará UNA VEZ en el informe. La seleccionada será:
  • El oficio con mayor número de horas trabajadas.
    • Si las artesanías tienen la misma cantidad de horas trabajadas, se seleccionará la artesanía más calificada. Se utilizó la siguiente jerarquía en términos de más calificados a menos calificados:
      • Electricistas (Electricians)
      • Mecánica (Mechanics)
      • Operadores de equipos (Equipment Operators)
      • Metaleros (Ironworkers)
      • Carpinteros (Carpenters)
      • Albañiles de cemento (Cement Masons)
      • Instalador de tuberías/Plomeros (Pipefitter/Plumbers)
      • Camioneros (Truck Drivers)
      • Pintores (Painters)
      • Obreros-Semicalificados (Laborer-semiskilled)
      • Obreros-no calificados (Laborer-unskilled)
      • Aprendiz (Apprentice)
      • OJT o Entrenando (OJT or Trainee)
• Si un Contratista tiene más de un contrato en el mismo proyecto, se contabilizarán por separado. Esto significa que si un empleado trabaja para el Contratista en un solo proyecto pero en dos o más contratos separados, se contará dos veces en el Informe 1392.
  • Esta lógica está determinada por 23 CFR 230.121 (a)(2), que establece:
    • (2) El Formulario PR 1391 debe ser generado por cada contratista y cada subcontratista sujeto a esta parte para cada mes de julio durante el cual se realice el trabajo y se presente a la agencia estatal de carreteras. Se debe generar un reporte separado para cada contrato o subcontrato cubierto.
• Una minoría se considera cualquier empleado con una etnicidad que no sea "caucásica" y excluye a cualquier empleado que tenga "No especificado", "Otro" o no haya realizado ninguna selección.
• Los aprendices se contarán buscando "APPR" o "Aprendiz" en la Clasificación de Oficio O en los datos salariales prevalecientes ingresados para el proyecto.
• OJT o Aprendices serán contados por "OJT" o "APRENDIZ" en la Clasificación de Oficio O en los datos salariales prevalecientes ingresados para el proyecto.

Selección de fechas apropiadas

La FHWA define el período de informe de julio para el informe anual FHWA 1392 en 23 CFR 230.121 (a)(2):

• Los datos de empleo entrados en el sistema deben reflejar la fuerza laboral incorporada durante todo o parte del último período de nómina anterior al final del mes.

Según la experiencia de LCPtracker, la interpretación de "el último período de nómina" varía según el DOT estatal o otras agencias que monitorean los fondos de la FHWA.

Contratistas - Consulte con su contratista principal o administrador de la agencia para determinar cuál es el periodo de fechas apropiadas para su informe de la FHWA en julio.

Los dos tipos principales de interpretaciones que LCPtracker ha visto de "el último período de nómina" son las siguientes:

1. Algunos interpretan que esto significa que es una semana finita: el último período completo de nómina en julio. Esto significa que solo se debe reportar a los contratistas que realizaron trabajos durante esa semana específica.
2. Otros definen este "último período de nómina", como la semana que es específica para cada contratista individualmente durante el mes de julio. Por ejemplo, la empresa A puede tener su última semana de trabajo en julio durante la segunda semana del mes. Las horas de esta fecha de fin de semana se incluirían en los reportes 1391 y 1392, ya que cumplen con el requisito de su último período de nómina. Esta podría ser la primera semana de julio para algunas empresas y la última semana de julio para otras.

La FHWA no ha emitido ninguna enmienda formal para aclarar esto más y es consciente de que hay diversas interpretaciones de la legislación. A la luz de este hecho, LCPtracker ha incorporado la capacidad de brindar a los clientes los resultados que buscan, sin importar las interpretaciones que se sigan, pero hacerlo correctamente, dependerá que fechas son seleccionadas al generar el reporte.

Detalles de fechas seleccionadas:

Este reporte, como muchos otros en LCPtracker, está diseñado para generarse por fecha de fin de semana y no por fecha de calendario. Esto es importante para comprender cómo LCPtracker está analizando los datos de los informes de nómina certificados.

• Si su agencia sigue la primera interpretación anterior, revise las selecciones del calendario y las fechas para ingresar y seleccione lo que sea apropiado para las interpretaciones de su agencia.
  • En los ejemplos de calendario visual, el cuadro ROJO representa el las fechas en el que se ingresen los parámetros del reporte.
  • El cuadro en AMARILLO representa las fechas de las que se extraerán para generar el 1391.
  • Los calendarios representados son de 2020.

Ejemplo A

Desde la fecha: 20/07/2020 

Hasta la fecha: 26/07/2020

Dado que el informe se genera por fecha de fin de semana y no por fecha calendario, el informe reportara datos para las nóminas con las fechas de fin de semana de 20/07/2020, 21/07/2020, 22/07/2020, 23/07/2020, 24/07/2020, 25/07/2020, 26/07/2020

Ejemplo B

Desde la fecha: 25/07/2020 

Hasta la fecha: 26/07/2020

Dado que el reporte se genera por fecha de fin de semana y no por fecha calendario, el informe reportara datos para las nóminas con las fechas de fin de semana del 25/07/2020 y el 26/07/2020. Tenga en cuenta que el sábado y el domingo son las fechas de fin de semana más comunes en promedio.

• Si usted es una agencia que sigue la segunda interpretación anterior, entonces puede ingresar el rango de fechas del 1/07 al 31/07, todo el mes de julio.
  
  El reporte es lo suficientemente dinámico como para encontrar la última semana de trabajo completa en julio de cada contratista individual dentro de las fechas seleccionadas. Los reportes FHWA 1391 y 1392 serán un resumen de todas las últimas semanas de trabajo ingresadas por cada Contratista.

Apoyo

Si tiene más preguntas, no dude en comunicarse con nuestro departamento de apoyo al cliente en cualquier momento, de lunes a viernes, de 5:00 am a 5:30 pm PST al (714) 669-0052 opción 4.

También puede enviarles un correo electrónico a Support@LCPtracker.com o chatearlos a través de su base de datos LCPtracker.