Nuevas Funciones de la Sección 3 en LCPtracker

Introducción 

El Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano de EE. UU. (HUD) actualizó la legislación de la Sección 3, la cual entró en vigor el 1 de julio de 2021. En respuesta, LCPtracker incorporó nuevas funcionalidades para ayudar a los usuarios a cumplir con estos requisitos actualizados.

Este articulo revisará los siguientes temas:

1. Revisión general de los cambios en la Sección 3
2. Enlaces a recursos de HUD
3. Nuevas funciones en el lado del Administrador de LCPtracker, incluyendo una Lista de Verificación para ayudar a configurar los requisitos adecuados
4. Nuevas funciones en el lado del Contratista de LCPtracker
5. Requisitos de Reporte (a partir del 16/03/2022)

No dude en contactar al Soporte de LCPtracker o a tu Gerente de Éxito del Cliente para obtener ayuda sobre el uso de las nuevas funcionalidades en el sistema.

Información sobre la Regla Final de la Sección 3

Esta sección es una revisión general que cubre algunos de los cambios realizados en la Regla Final de la Sección 3.

Hay enlaces disponibles a recursos emitidos por HUD para que los usuarios puedan explorar y entender la legislación en detalle. Para cualquier pregunta sobre la legislación o los requisitos de mantenimiento de registros dentro de tu agencia, municipio o empresa, LCPtracker solicita amablemente que las consultas se realicen directamente a tu oficina local de HUD o representante. Haz clic aquí para acceder al Directorio de Oficinas Locales de HUD.

Recursos de HUD

Los siguientes enlaces están disponibles para que los usuarios naveguen hacia recursos emitidos por HUD.

Preguntas Frecuentes sobre la Sección 3.

Un documento de orientación publicado por la Oficina de Política de Campo y Gestión del Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano con el propósito de proporcionar respuestas a preguntas frecuentes sobre la Sección 3 de la Ley HUD de 1968 (12 U.S.C § 1701u) y sus regulaciones asociadas (24C.F.R. Parte 75). Este documento está destinado a proporcionar orientación a los beneficiarios de fondos de la Sección 3, subbeneficiarios, contratistas, subcontratistas, trabajadores y otras partes interesadas.

Regla Final del Registro Federal

Este documento completo revisa en detalle los cambios en las reglas y regulaciones bajo la Regla Final de la Sección 3, con el objetivo de “Mejorar y Simplificar la Implementación de los Requisitos de la Sección 3 para Crear Oportunidades Económicas para Personas de Bajos y Muy Bajos Ingresos y Negocios Elegibles.”

Regla Final de la Sección 3

Seguimiento de Horas Laborales de la Sección 3

Un cambio significativo en las nuevas disposiciones de la Sección 3 es el cambio de metas centradas en el número de nuevos trabajadores contratados, a estar ahora enfocadas en el número de horas laborales completadas por un trabajador calificado de la Sección 3.

La Regla Final del Registro Federal establece:

“El seguimiento de horas laborales tiene como objetivo asegurar que los trabajadores de la Sección 3 tengan empleo sostenido y oportunidades de carrera. HUD considera que el uso de nuevas contrataciones proporciona una medida incompleta de las oportunidades de empleo y contratación local disponibles para personas de bajos y muy bajos ingresos previstas por el estatuto de la Sección 3. HUD espera que los datos de horas laborales presenten una evaluación más precisa del impacto de la Sección 3. El enfoque en horas laborales medirá el empleo total real y la proporción del empleo total realizado por trabajadores de bajos y muy bajos ingresos, lo que mitigará la capacidad de los contratistas para manipular sus resultados de la Sección 3.”

Definición de Trabajador de la Sección 3

Un trabajador de la Sección 3 es cualquier trabajador que actualmente cumple, o que al ser contratado en los últimos cinco años cumplía, al menos una de las siguientes categorías:

1. Los ingresos del trabajador para el año calendario anterior o anualizado están por debajo del límite de ingresos establecido por HUD.
2. El trabajador está empleado por una empresa reconocida como negocio de la Sección 3.
3. El trabajador es participante del programa YouthBuild.

Definición de Trabajador Objetivo de la Sección 3

La definición de trabajador objetivo de la Sección 3 varía ligeramente entre Vivienda Pública y Desarrollo Comunitario y de Vivienda.

Específicamente, la Vivienda Pública se enfoca en los residentes de esa agencia, mientras que el Desarrollo Comunitario y de Vivienda se enfoca en el área donde se están utilizando los fondos. Ambas definiciones incluyen a los participantes de YouthBuild.

Definición de Trabajador Objetivo de la Sección 3 – PHFA o Asistencia de Vivienda Pública:

1. Cualquier trabajador empleado por una empresa reconocida como negocio de la Sección 3.
2. Participante de YouthBuild.
3. Residente de vivienda pública o vivienda asistida por la Sección 8.
4. Residente de otro proyecto gestionado por la PHA que esté utilizando asistencia.

Definición de Trabajador Objetivo de la Sección 3 – Otra Sección 3, incluyendo beneficiarios de Desarrollo Comunitario y de Vivienda:

1. Cualquier trabajador empleado por una empresa reconocida como negocio de la Sección 3.
2. Participante de YouthBuild.
3. Persona que vive dentro del área de servicio o vecindario del proyecto.

Section 3 Benchmarks

Los puntos de referencia para las Horas Laborales de la Sección 3 son del 25%, lo que significa que el 25% de todas las Horas Laborales en un proyecto son Horas Laborales de la Sección 3.

Los puntos de referencia para las Horas Laborales Objetivo de la Sección 3 son del 5%, lo que significa que el 5% de todas las Horas Laborales en un proyecto son Horas Laborales Objetivo de la Sección 3.

Tipos de Proyecto

HUD está categorizando los proyectos en dos áreas distintas:

PHA/PHFA – Asistencia Financiera para Vivienda Pública

Otros Proyectos de la Sección 3

Estos dos tipos de proyectos comparten los mismos porcentajes meta de Horas Laborales de la Sección 3 y Horas Laborales Objetivo de la Sección 3, pero difieren en las calificaciones de lo que constituye un trabajador objetivo de la Sección 3.

Requisitos de Mantenimiento de Registros

Según 24 CFR § 75.31, HUD define los requisitos de mantenimiento de registros en relación con la Sección 3.

LCPtracker recomienda que los usuarios revisen esta legislación en su totalidad para entender qué documentación debe recopilarse y revisarse para confirmar el estatus de trabajador de la Sección 3 y trabajador objetivo de la Sección 3.

Administrador

Esta sección revisa las mejoras realizadas en todas las bases de datos de Administradores para reflejar los nuevos requisitos de la Sección 3. Se incluye una “Lista de Verificación de Configuración” para que los Administradores de base de datos la sigan y puedan activar fácilmente los nuevos ajustes.

Cambios en la Configuración del Proyecto

En la base de datos del Administrador, bajo la sección ‘Agregar/Editar Proyecto’, se ha añadido un nuevo menú desplegable en la sección ‘HUD’ que REQUIERE que los usuarios seleccionen si un proyecto es “PHA/PHFA – Asistencia Financiera para Vivienda Pública” O “Otro Financiamiento de la Sección 3”, que son las dos distinciones descritas en la Regla Final de la Sección 3. Esto es obligatorio para fines de reporte.

Este campo es un requisito cuando la casilla “Proyecto HUD” está habilitada. La página completa del proyecto no puede guardarse a menos que se haya hecho una selección.

Nuevo Tipo de Empleado de la Sección 3

Las nuevas calificaciones de la Sección 3 ahora están precargadas en la sección de Clasificación Demográfica dentro de la página de perfil del empleado para todas las bases de datos.

A continuación se muestra la lista de clasificaciones, así como una breve descripción que aparecerá por defecto.

Los administradores tienen la capacidad de ocultar o mostrar estas diversas opciones a su discreción, pero el texto no puede actualizarse en este momento ya que reflejan las calificaciones emitidas por HUD.

Configuración de Tipos Demográficos (Demographic Types)

El nuevo Tipo de Empleado de la Sección 3 se puede encontrar en Demographic Setup Section Set Up Tab>Demographic Setup>Demographic Types.

La imagen a continuación muestra los ajustes actuales codificados en el sistema.

La casilla Required no está habilitado por defecto, ya que esto significaría que sería obligatorio para cada empleado en cada proyecto dentro de la base de datos. En su lugar, los Administradores utilizarán otros controles para establecer requisitos por proyecto o por departamento.

Como no todos los ajustes están marcados automáticamente, para ejecutar el nuevo informe de Puerto Seguro de la Sección 3, se debe marcar la casilla Requires Project. El Administrador también tiene la capacidad de mostrar esta información en el CPR.

Si es necesario, este tipo completo puede deshabilitarse en una base de datos, pero primero deben deshabilitarse todas las clasificaciones, como se describe en la siguiente sección.

Una nueva funcionalidad habilitada para esta característica es la capacidad de los Administradores con derechos adecuados para Aprobar las Clasificaciones Demográficas seleccionadas para un empleado.

Aprobar una selección bloquea el registro para que no pueda ser actualizado o eliminado por el Contratista. Para permitir que un Contratista actualice la selección, los Administradores deberán “desaprobar” la clasificación demográfica.

Configuración de Clasificaciones Demográficas

Las nuevas opciones de Clasificación del Tipo de Empleado de la Sección 3 se pueden encontrar en la Sección de Configuración Demográfica Set Up Tab>Demographic Setup>Demographic Classifications.

Tenga en cuenta que los Administradores tienen la capacidad de deshabilitar clasificaciones específicas que pueden no aplicar a los tipos de financiamiento de su agencia o municipio.

Por ejemplo, una Agencia de Vivienda Pública puede optar por deshabilitar la opción “Vive dentro del área de servicio o vecindario del proyecto”, ya que esa es una calificación de Trabajador Objetivo de la Sección 3 para proyectos con financiamiento de “Otra Sección 3”, y no para financiamiento PHFA.

Alternativamente, un municipio que no sea una PHA puede optar por deshabilitar “Residente de vivienda pública o vivienda asistida por la Sección 8” y “Residente de otro proyecto gestionado por la PHA”.

Para cada selección, solo se requerirá una Start Date, pero habrá un campo de End Date disponible para que el Contratista o el Administrador lo utilicen cuando sea necesario.

Si se necesita hacer un cambio en la selección de Sección 3 del empleado, se deberá requerir que el Contratista ingrese una fecha de finalización antes de la nueva fecha de inicio de la Clasificación Demográfica añadida.

No se requerirá una Fecha de Inicio para la selección de Does Not Apply to Worker.

Requisitos Demográficos del Proyecto

Esta página es donde los Administradores podrán establecer requisitos para proyectos específicos y/o departamentos Set UpTab>Demographic Setup>Project Demographic Requirements.

Activar un requisito para un proyecto significa que cualquier empleado para el cual se esté presentando un Informe de Nómina Certificada en ese proyecto, debe tener al menos una selección hecha para el Tipo de Empleado de la Sección 3.

Los Administradores deben habilitar Val_64 para todos los Departamentos, o como mínimo, solo para los Departamentos seleccionados para aplicar los requisitos establecidos.

Si un Contratista intenta certificar una nómina y no se ha hecho una selección bajo el “Tipo de Empleado de la Sección 3”, se activará un aviso de nómina que les impedirá finalizar su nómina.

El aviso de nómina contiene un enlace directo al perfil del empleado para permitirles hacer una selección. Una vez que hayan guardado el perfil del empleado, el sistema redirigirá automáticamente al usuario de vuelta a la página de nómina.

Revisión de Selecciones de la Sección 3

Una nueva función de Admin Approval ahora está disponible para los Administradores en la sección de Clasificación Demográfica AdminTab>Edit Employees Page.

Activar esta casilla de verificación impide que el Contratista realice más cambios en la selección. El Administrador puede agregar o actualizar Notes, según sea necesario. Las notas pueden haber sido agregadas previamente por el Contratista, pero pueden ser modificadas por el Administrador durante el proceso de revisión.

Una vez aprobada, los Contratistas no podrán editar ni eliminar la selección.

Si un Contratista considera que se necesitan cambios, deberá contactar al Administrador del Proyecto y solicitar que se desapruebe el registro para permitir actualizaciones o eliminación.

Los Contratistas podrán ver una nueva columna que mostrará si la selección está “Aprobada” por el Administrador. También podrán revisar cualquier Nota agregada o actualizada por el Administrador.

Desde la Perspectiva del Contratista:

Al hacer clic en Edit o Delete, si el registro está “Aprobado por el Administrador”, el Contratista recibirá este mensaje.

Información sobre Legacy de la Sección 3

En la página del perfil del empleado Admin Tab>Edit Employees, la sección de Legacy “Información de la Sección 3 de HUD” HUD Section 3 Information permanecerá sin cambios por el momento. Las dos razones principales para esto son que muchos usuarios aún deben presentar informes a HUD basados en su año fiscal actual, el cual se basa en estas selecciones, y aún no se ha determinado SI y CÓMO estos datos serán migrados a los nuevos estándares.

Los Administradores pueden optar por mostrar esta sección pero hacerla no editable para los Contratistas, así como eliminar todos los requisitos de los campos. Por favor, contacte a su Gerente de Éxito del Cliente de LCPtracker para recibir asistencia con esa transición.

Lista de Verificación de Configuración del Administrador

• ¿Ha activado el requisito para que los Contratistas realicen una selección del Tipo de Empleado de la Sección 3? Esto se puede hacer para todos los proyectos o puede configurarse para que sea obligatorio solo para un proyecto específico y/o por departamento en la Pestaña Set Up>Demographic Setup>Project Demographic Requirements. 

• ¿Ha seleccionado la casilla Requires Project en la Pestaña Set Up>Demographic Setup>Demographic Types>Section 3 Employee Type>Edit>Requires Project? Este es un paso adicional requerido además del anterior para aplicar la recopilación del tipo de empleado de la Sección 3 en todos los proyectos o proyectos específicos.

• ¿Está la Configuración de Validación 64 (VAL_64) establecida en Yes/Notice/Enforce para toda la base de datos o, como mínimo, para el Departamento donde se asignan los proyectos de la Sección 3?

• ¿Ha desactivado alguna calificación de la Sección 3 que pueda no aplicar a su agencia o municipio? Esto es opcional, pero puede completarse en la Pestaña Set Up>Demographic Setup>Demographic Classifications.

• ¿Ha revisado sus requisitos de eDocuments para asegurarse de que está recopilando la documentación de respaldo adecuada necesaria para validar que un empleado califica como Sección 3?

• ¿Ha revisado y discutido la nueva funcionalidad de “Aprobación” con su equipo para decidir si, cuándo y cómo se incorporará en su flujo de trabajo actual?

• ¿Ha consultado con su LCPtracker Customer Success Manager sobre el cambio de configuración y requisitos en la sección legada de la Sección 3 en la página del empleado? Ellos pueden ayudarle a desactivar el requisito, la configuración de validación y realizar el cambio para que los Contratistas puedan ver la selección pero no puedan realizar más cambios.

Contratista

Esta sección revisa los nuevos cambios de la Sección 3 desde el lado del Contratista.

Clasificación Demográfica

Se ha agregado una nueva Clasificación Demográfica llamada “Tipo de Empleado de la Sección 3” a todas las cuentas con el fin de recopilar la información más detallada que ahora requiere HUD.

Esto puede requerir inicialmente que los Contratistas realicen selecciones para todos sus empleados si los Administradores determinan que debe ser obligatorio. Una vez que se realiza una selección, no será necesario actualizarla nuevamente, a menos que, por supuesto, cambie el estado del empleado.

Dado que esta selección puede ser requerida solo en ciertos proyectos, es posible que un Contratista no vea que es obligatoria hasta que presente una nómina para un empleado en ese proyecto por primera vez.

El sistema mostrará un aviso Validation Notice en la nómina con un enlace que llevará al Contratista directamente a la página del Empleado para realizar una selección. Una vez que se haya hecho una elección y se haya guardado la página del Empleado, el sistema los llevará automáticamente de regreso a la nómina para continuar con su trabajo.

A continuación se muestra la Clasificación Demográfica donde se encuentra el nuevo Employee Type de la Sección 3.
 

Al hacer clic en Add Classification aparecerá una ventana emergente con las opciones disponibles.

No olvide GUARDAR cualquier cambio realizado en la página.

Agregar Fecha de Finalización 'End Date' si Hay Múltiples Clasificaciones de la Sección 3

Si la la secciónn Demographic Classification cambia, al ingresar una nueva selección, se debe proporcionar una fecha de finalización para la clasificación anterior como se muestra a continuación. Será necesario hacer clic en el botón de editar para ingresar la fecha de finalización. Eliminar la selección anterior causará la pérdida de datos.

Aviso de Nómina

Si un Proyecto tiene el nuevo requisito implementado, puede aparecer un Aviso de Nómina la primera vez que se deba hacer una selección.

Al hacer clic en el enlace del aviso, este navegará directamente a la página de perfil de ese Empleado.

Aprobación del Administrador

El Administrador del proyecto puede “Aprobar” la selección para fijarla en su lugar. Una vez aprobada, el Contratista podrá verla en la página.

Si el usuario intenta editar o eliminar la selección, el sistema le impedirá realizar la actualización hasta que el Administrador la desapruebe.

Tenga en cuenta que el Administrador puede requerir documentación adicional para cumplir con los requisitos de registro de HUD. Es posible que le soliciten subir este material a la sección de eDocuments de su cuenta.

Al hacer clic en Edit o Delete, si el registro está “Aprobado por el Administrador”, el Contratista recibirá este mensaje.

Información de la Sección 3 Legada

En la página de perfil del Empleado en Pestaña Set Up>Add/Edit Employees, la información legada de “HUD Sección 3” permanecerá sin cambios por el momento. Las dos razones principales para esto son que muchas agencias y municipios aún deben presentar informes a HUD basados en su año fiscal actual, el cual se basa en estas selecciones, y aún no se ha determinado SI y CÓMO se migrarán estos datos a los nuevos estándares.

Se recomienda que todos los datos permanezcan tal como están ahora, y que no se realicen más cambios a menos que su Administrador lo indique.

Requisitos de Reportes

Aunque HUD ha establecido requisitos claros en cuanto a las calificaciones de un Trabajador de la Sección 3 y de la Sección 3 Dirigida, así como los puntos de referencia asociados con cada uno en los distintos tipos de proyectos de HUD, aún no se han finalizado los estándares de reporte para los nuevos requisitos.

Con el fin de ayudar a nuestros usuarios a reportar las horas de los trabajadores de la Sección 3 y de la Sección 3 Dirigida, hemos creado dos informes que pueden ser utilizados:

1. Detalles de Nómina con Demografía Adicional
2. Informe de Puerto Seguro de la Sección 3

Para utilizar eficazmente estos informes para las horas de la Sección 3 de HUD, es crucial que se realicen los siguientes pasos de configuración (previamente descritos en esta guía).

Requisitos de Configuración para una Generación de Reportes Efectiva

• La página de configuración del proyecto debe tener seleccionada la opción de ‘Tipo de Financiamiento de la Sección 3’ y guardarse.
  • Set Up>Add/Edit Projects>Section 3 Funding Type.

• La recopilación de datos demográficos del Tipo de Empleado de la Sección 3 debe estar configurada como “Requerido para Todos los Proyectos” o “Requerido SOLO para Proyectos Específicos”.
  • Set Up>Demographic Setup>Demographic Types (required for all) or Project Demographic Requirements (required for specific projects).

• Aplicar que el proyecto sea seleccionado cuando el Contratista asigna la Clasificación Demográfica de la Sección 3.
  • Set Up>Demographic Setup>Demographic Types>Section 3 Employee Type>Edit>Requires Project.

• La validación para la Clasificación Demográfica debe estar configurada Yes/Notice/Enforce.
  • Set Up>Validation Settings>Validation 64>Edit>Yes/Notice/Enforce.

Detalles de Nómina con Informe Demográfico Adicional

Al ejecutar el informe de Detalles de Nómina con Demografía Adicional, seleccione el proyecto para el cual desea ejecutar el informe y, en el menú desplegable Demographic Type, seleccione Section 3 Employee Type y haga clic en View Report para acceder a ver el informe.

Informe de Puerto Seguro de la Sección 3

Al ejecutar el informe Section 3 Safe Harbor Report, seleccione el proyecto para el cual desea ejecutar el informe y, en el menú desplegable de HUD Project, seleccione el Tipo correcto (configuración requerida en el proyecto antes de poder visualizar aquí) y visualice el informe.

La elaboración de informes sobre los nuevos requisitos comienza después del primer año fiscal completo posterior al 1 de julio de 2021.

Para cualquier pregunta sobre la legislación o sobre cómo implementar los requisitos de mantenimiento de registros dentro de su agencia, municipio o empresa, LCPtracker solicita amablemente que las consultas se realicen directamente a su oficina local de HUD o representante. Haga clic aquí para acceder al Directorio de Oficinas Locales de HUD.