Guía Rápida para Contratistas

Guía Rápida para Contratistas

En LCPtracker (Labor Compliance Program Tracker), entendemos que el uso de un software de salario prevaleciente puede ser una nueva experiencia para muchos contratistas. Hemos diseñado esta guía para explicar para qué se utiliza LCPtracker y cómo comenzar a usar el software.

El servicio de LCPtracker es un sistema en línea sin papel para ingresar Informes de Nómina Certificados (CPRs). Los datos de nómina pueden ingresarse directamente en el sistema o cargarse desde los principales sistemas contables de construcción o programas de nómina. Este servicio elimina la necesidad de que los contratistas presenten documentos y formularios en papel, al tiempo que proporciona una base de datos en línea que almacena todos los CPRs.

Todas las tarifas salariales específicas del contrato, las tasas de beneficios adicionales y las clasificaciones/oficios de los trabajadores están disponibles en línea dentro del sistema, y los contratistas pueden seleccionar las clasificaciones/oficios desde un menú desplegable. Los errores potenciales en las tarifas salariales o en las entradas de clasificación de trabajo pueden ser señalados a los contratistas de forma preventiva, permitiéndoles enviar los datos con las correcciones implementadas. (Esto depende de cómo el Administrador haya configurado las validaciones del proyecto). Una vez que haya enviado su CPR, estará disponible una versión electrónica, y tendrá acceso a todos los informes del contratista dentro de LCPtracker.

Es importante entender que las reglas de validación de LCPtracker funcionan para ayudarle en su proceso de cumplimiento únicamente en la medida en que el usuario seleccione las clasificaciones correctas y se ingresen los datos correctos.

Contacto con el Soporte de LCPtracker

No hay ningún costo para los contratistas por este servicio ni por la capacitación en línea. Contamos con un equipo de soporte dedicado disponible de lunes a viernes, desde las 5:00 a.m. hasta las 5:30 p.m. (hora del Pacífico).

Los contratistas pueden acceder a las distintas opciones de capacitación después de recibir un ID de usuario y una contraseña, los cuales serán enviados desde una dirección de correo electrónico “no reply” de LCPtracker (por ejemplo, NOREPLY@LCPtracker.com). Este correo, con instrucciones para iniciar sesión, será enviado a los contratistas una vez que hayan sido asignados a una cuenta en LCPtracker por su agencia o contratista principal. Cada cuenta de contratista es creada por la agencia o su contratista principal. 

LCPtracker ofrece soporte completo y directo a los contratistas para cualquier pregunta técnica relacionada con el uso del software.

Contacto con el Soporte de LCPtracker:

• 714-669-0052 opción 4
• Support@LCPtracker.com
• Chat en vivo

Si envía un correo electrónico al equipo de soporte o prefiere dejar un mensaje de voz, LCPtracker solicita que usted incluya la siguiente información ya que debido al alto número de usuarios almacenados en LCPtracker, no podemos buscar su cuenta solo con el nombre de su empresa o el proyecto en el que está trabajando:

• Nombre de su empresa
• Su ID de usuario
• Su nombre y número de teléfono
• Descripción del problema – por favor sea lo más específico posible para que podamos recrear el problema

Opciones de Capacitación de LCPtracker

Los contratistas pueden acceder a las distintas opciones de capacitación después de recibir un ID de usuario y una contraseña. Un correo electrónico con instrucciones para iniciar sesión será enviado a los contratistas una vez que hayan sido asignados a una cuenta en LCPtracker. Cada cuenta de contratista es creada por la agencia o su contratista principal.

Agregar/Editar Empleado

Esta sección se utiliza para ingresar la información personal de los empleados del contratista.

Para agregar un empleado al sistema o editar a alguien que ya está en el sistema, haga clic en Configuración y luego en Agregar/Editar Empleado.

Agregar/Editar Información del Empleado

Ingrese la información correspondiente del empleado en los campos de datos. Use la tecla Tab o haga clic con el mouse para moverse entre los campos. Cualquier campo marcado con un asterisco ROJO (*) es obligatorio por la agencia, y el sistema no guardará la información si no se completa ese campo requerido.

Beneficios Adicionales Pagados por Hora (Pagados al Fondo en nombre del empleado)

Esta sección se conoce como un ahorro de tiempo. Es opcional completar las tasas de beneficios adicionales por hora en esta sección. Esto facilitará el ingreso manual de registros de nómina, ya que podrá hacer clic en el botón Calcular Beneficios en la pantalla de ingreso de nómina, y el sistema realizará el cálculo matemático de los beneficios por hora multiplicados por las horas trabajadas.

*Si hay aumentos predeterminados, o si su sindicato actualiza las tasas una vez al año, deberá regresar a esta sección y actualizar los beneficios correspondientes.

**Si tiene múltiples proyectos con diferentes tasas de beneficios, aumentos incorporados, o si todos tienen los mismos beneficios y solo desea ingresar esos valores una vez, omita esta sección y utilice la tabla de mantenimiento de beneficios para ingresar las tasas por hora en el sistema.

Nota: Cualquier monto de beneficios ingresado en esta sección reemplazará el monto ingresado en la sección de ahorro de tiempo de la configuración del empleado.

Notas de Deducciones Adicionales Predeterminadas

Cualquier deducción permitida según el USDOL o su agencia (como embargos del IRS, manutención infantil, préstamos de la empresa, etc.) se incluirá en la sección de Otras Deducciones. Cualquier monto listado en Otro requerirá que se ingresen Notas de Otras Deducciones.

1. Pestaña de Registros de Nómina

Hay cinco métodos disponibles para que todos los contratistas ingresen la nómina:

1. Copiar Nómina (función de LCPtracker)
2. Cargar desde un archivo exportado del sistema de nómina
3. Cargar desde una hoja de cálculo de Excel
4. Suscripción/Interfaz Directa de Nómina (DPI)
5. Ingreso manual

1. Copiar Nómina

Esta opción solo está disponible si ya se ha completado una semana de nómina previamente.

En la pestaña Registros de Nómina, haga clic en el botón Copiar Nómina Anterior, seleccione el proyecto y luego seleccione el CPR que desea copiar.

2. Cargar desde un Archivo Exportado del Sistema de Nómina

En la pestaña Registros de Nómina, haga clic en el botón Cargar Registros, luego haga clic en el botón Sistemas Contables.

En la siguiente pantalla, verá nuevamente el botón Sistemas Contables. Al hacer clic en el enlace, se le dirigirá a la página de Proveedores de Nómina | LCPtracker, donde podrá ver una lista parcial de las empresas de nómina con las que hemos establecido una asociación para crear una interfaz o archivo de exportación de nómina.

Para ver una lista completa de las interfaces de nómina disponibles, visite www.lcptracker.com, haga clic en la pestaña Recursos y luego seleccione Socios.

Si no encuentra su empresa de nómina y desea explorar la posibilidad de establecer una asociación, complete el formulario informativo que se encuentra en la sección Cargar Registros, y alguien de LCPtracker se pondrá en contacto con usted.

Haga clic en el nombre de su empresa de nómina, y se mostrará una lista de instrucciones sobre cómo obtener su archivo de exportación, o verá una solicitud para que contacte directamente a su empresa de nómina para obtener dichas instrucciones.

Una vez que tenga el archivo de exportación, podrá usarlo para cargar su CPR utilizando el botón Cargar Registros.

3. Cargar desde la Hoja de Cálculo de Excel

Hay una plantilla de hoja de cálculo de Excel disponible para descargar en la misma sección de Cargar Registros mencionada anteriormente. La plantilla incluye una leyenda y también instrucciones para su uso.

La información puede ingresarse manualmente en esta hoja de cálculo de Excel, o puede consultar con su departamento de TI para ver si pueden utilizar esta hoja para generar un informe desde su sistema de nómina existente.

Una vez que haga clic en Descargar Plantilla de Hoja de Cálculo, la hoja se descargará en su computadora.

4. Suscripción/Interfaz Directa de Nómina (DPI)

Esta opción le permite elegir que LCPtracker configure su nómina existente para que pueda utilizarla (como archivo PDF o .CSV) como archivo de carga.

Una vez que tenga ese archivo, podrá usarlo para cargar su CPR utilizando el botón Cargar Registros.

5. Ingreso Manual

Para el ingreso manual, en la pestaña Enter Records (Ingresar Registros), deberás ingresar un registro cada semana por cada empleado que realice trabajo cubierto por salarios prevalecientes en su proyecto.

Si tu empleado trabaja en más de una clasificación, por ejemplo, ha trabajado 20 horas como Carpintero y 20 horas como Operador de Equipos Pesados, entonces deberás ingresar dos registros de pago separados para mostrar que se le está pagando de acuerdo con el trabajo realizado.

Montos Pagados (sección superior del Formulario de Ingreso de Registro de Nómina)

Ingresa los montos apropiados en las secciones correspondientes. Ten en cuenta que esto es solo una transferencia de datos históricos desde tus registros de nómina ya existentes.

1. Pago Bruto al Empleado en Este Proyecto – El monto de los salarios básicos pagados solo por este proyecto. Normalmente es la tarifa por hora multiplicada por las horas trabajadas (puede ser más complejo si se incluye tiempo extra).
2. Salarios Pagados en Lugar de Beneficios Adicionales (Fringes) – El monto pagado al empleado en lugar de beneficios adicionales pagados a un plan, fondo o programa. Este monto a veces se incluye en el Pago Bruto al Empleado en Este Proyecto, dependiendo del sistema contable y los requisitos de reporte de la agencia. (Si eres una empresa sindicalizada o no sindicalizada generalmente determina si pagas estos beneficios requeridos a un plan aprobado o directamente al empleado en efectivo). Este monto sería la tarifa en lugar de beneficios multiplicada por el número de horas trabajadas.
3. Tarifa en Lugar de Beneficios Adicionales – La tarifa por hora pagada en lugar de beneficios. Si pagas directamente a tus empleados el beneficio adicional requerido en lugar de contribuir a un plan aprobado, fondo o programa, por favor indica aquí la tarifa por hora pagada.
4. Tarifa Base por Hora – La tarifa por hora sin incluir beneficios adicionales. Algunos sistemas contables incluyen beneficios imponibles y beneficios pagados en lugar de beneficios en este monto; no los incluyas en este campo.
5. Tarifa por Hora de Tiempo Extra – La tarifa por hora multiplicada por un factor de 1.5. No incluyas beneficios adicionales en esta ecuación, a menos que tu agencia lo indique específicamente.
6. Tarifa por Hora de Doble Tiempo – La tarifa por hora multiplicada por un factor de 2. No incluyas beneficios adicionales en esta ecuación, a menos que tu agencia lo indique específicamente.

Clasificaciones

Esta sección muestra el oficio y la clasificación en la que tu empleado trabajó en el proyecto y por la cual será remunerado. Si seleccionaste por error una clasificación incorrecta en la página de ingreso original, puedes cambiarla aquí haciendo clic en el botón Editar.
 

Nota: Recuerda que si tu empleado trabajó en más de una clasificación durante esta semana laboral, deberás ingresar un registro de nómina separado para cada clasificación.

Si ves una clasificación duplicada sin un indicador como turnos, niveles/pasos/períodos de aprendiz, o pago adicional, por favor contacta al departamento de Soporte para obtener aclaraciones.

Horas Trabajadas Cada Día Solo para Este Proyecto

Ingresa las horas trabajadas cada día.

La primera fila es para las horas trabajadas en Horario Regular, la segunda fila es para las horas trabajadas en Tiempo Extra, y la tercera fila es para las horas trabajadas en Doble Tiempo.

SOLO ingresa las horas trabajadas en este trabajo con salario prevaleciente durante esta semana. El sistema sumará cada tipo de horas trabajadas, los días trabajados y la semana en la columna de total de horas.

Nota: Si el Administrador lo ha habilitado, podrías ver un campo adicional llamado Total de Horas Trabajadas en Todos los Proyectos en la sección de horas. Si es así, este campo requerirá una entrada manual con el total de horas trabajadas por tu empleado durante esa semana.

Beneficios Adicionales / Contribuciones Pagadas a Terceros (No al Empleado) Solo para Este Proyecto

Puedes utilizar esta sección de dos (2) maneras diferentes:

1. Cálculo automático
2. Ingreso manual

1. Cálculo automático: la primera opción es hacer clic en el botón Calcular Beneficios Adicionales, para que el sistema calcule automáticamente las tarifas de beneficios adicionales pagadas. Esto solo funciona si has completado las tarifas por hora de beneficios adicionales en la pantalla Agregar/Editar Empleado (o en la sección Mantenimiento de Beneficios Adicionales, también disponible en la pestaña Configuración). Esta función multiplica las horas trabajadas por la tarifa de beneficios adicionales para obtener los valores.
2. Ingreso manual: la segunda opción es ingresar manualmente los montos totales pagados por sección (Vacaciones/Feriados/Cuotas, Salud y Bienestar, Pensión, etc.) desde tu registro de nómina o comprobantes de pago. Marca las casillas correspondientes según sea necesario. Si están marcadas en la configuración de Agregar/Editar Empleado, ese valor se transfiere automáticamente.

Cheque de Pago – Deducciones, Pagos y Notas

Los valores ingresados en esta sección aplican a todas las horas trabajadas en todos los proyectos durante la semana.

• Deducciones – El campo de Deducciones Totales se irá sumando a medida que ingreses valores en los campos de impuestos, otras deducciones, vacaciones/cuotas y ahorros.
• Otras Deducciones – Este campo es para deducciones permitidas que no se incluyen en los otros campos disponibles. Si ingresas un monto en este campo, se requerirá una Nota de Otra Deducción.
• Viaje/Subsistencia (Trav/Subs) – Este campo es para pagos de viaje o subsistencia realizados al empleado. Este monto sí se incluye en el cálculo matemático que realiza el sistema para asegurar que el pago bruto y el pago neto sean correctos.
• Pago Bruto en Todos los Proyectos – El monto bruto en el cheque de pago correspondiente a la semana, incluyendo todos los proyectos trabajados.
• Monto del Cheque de Pago – También conocido como pago neto. Es el monto real que recibió el empleado.
• Número de Cheque – Tienes la opción de ingresar información diferente en este campo. Si entregas cheques físicos a tus empleados, por favor ingresa el número de cheque aquí. Si utilizas depósito directo y no existe un número de cheque, ingresa “DD”.
• Fecha de Pago – Es la fecha real del cheque de pago. No todas las agencias requieren este campo.
• Notas – Esta sección te permite comunicar cualquier situación fuera de lo común que desees que tu agencia conozca.
• Notas de Otras Deducciones – Si ingresaste una deducción permitida en el campo mencionado anteriormente, se te pedirá que dejes una nota describiendo dicha deducción. Por favor, sé transparente en las notas que ingreses. Se recomienda que indiques cuál es la deducción real, y no escribas “otra deducción” o “N/A”.

Guardar el Registro de Nómina

Cuando hayas completado todos los campos mencionados anteriormente, haz clic en Guardar.

Guardar Sin Notificaciones

Si el guardado fue exitoso, recibirás este mensaje:

Guardar Con Notificaciones

Si no recibes ese mensaje, busca una advertencia en ROJO en la pantalla. Es posible que debas desplazarte por el registro de nómina para ver qué campo obligatorio te falta completar.

2. Pestaña de Notificaciones

Una vez que hayas ingresado todos los registros de nómina de la semana, ve a la pestaña 2. Notificaciones para verificar si tienes alguna notificación relacionada con la nómina.

Después de guardar tus registros, podrían aparecer problemas que van desde olvidar agregar el ID del empleado o su número de teléfono, hasta no ingresar el campo Pago Bruto al Empleado en Este Proyecto en la parte superior de la pantalla de ingreso de nómina. Estos problemas se mostrarán en la pestaña de Notificaciones.

Si un empleado aparece en la pantalla de notificaciones (ver ejemplo abajo), será necesario resolver la notificación.

Para resolverla, haz clic en el botón Editar a la derecha del nombre del empleado. Esto te llevará de nuevo a la pantalla de ingreso de nómina. Desplázate hacia abajo y verás notas detalladas que explican exactamente cuál es la notificación.

Si no entiendes la notificación, hay opciones para obtener ayuda. Puedes hacer clic en el botón Video de Asistencia – Ver Ahora, donde verás un video que explica qué significa la notificación y cómo resolverla. También puedes contactar al departamento de Soporte, y ellos te asistirán.

Todas las notificaciones deben resolverse para poder certificar la nómina.

3. Pestaña de Certificación

¡Es hora de certificar tu nómina! Debes hacerlo cada semana desde que comienzas a trabajar en tu proyecto hasta la última semana del mismo.

Hay tres opciones disponibles para certificar tu nómina:

1. Certificar una nómina de una semana en la que se realizó trabajo.
2. Certificar una nómina de una semana en la que no se realizó trabajo (semana sin actividad).
3. Certificar una nómina de varias semanas consecutivas en las que no se realizó trabajo.

Asistente de Certificación – Paso 1 de 2

Para certificar tu nómina:

1. Elige tu proyecto
2. Elige el tipo de nómina que estás certificando
3. Elige la fecha de finalización de la semana (si eliges varias semanas consecutivas, deberás ingresar la fecha de inicio y la fecha final)
4. Ingresa tu nombre como la persona que certifica la nómina
5. Ingresa tu cargo
6. Haz clic en Siguiente

Asistente de Certificación – Paso 2 de 2

Se mostrará la sección de la Declaración de Cumplimiento (SOC) de tu informe de nómina certificada.

Ahora debes indicar cómo pagas los beneficios adicionales (fringe benefits). Si haces ambas cosas, puedes seleccionar ambas opciones:

1. 4a – Pagados a un plan, fondo o programa aprobado.
2. 4b – Pagados en efectivo al empleado.
3. 4c – Sección para indicar cualquier excepción que puedas tener, según el oficio/clasificación.

Si deseas dejar algún comentario final para tu agencia, hay una sección disponible para hacerlo.

Nota: Este campo es obligatorio si estás recertificando una nómina certificada (CPR).

También puedes marcar una casilla para indicar si tu CPR es final.

Ingresa tu firma electrónica (eSignature) y haz clic en Guardar. Esto completará tu CPR, y se abrirá en otra ventana (si tienes el bloqueador de ventanas emergentes desactivado). Si olvidaste tu firma electrónica, regresa a la pestaña Configuración, edita tu firma, y luego vuelve a la pestaña de Certificación para seguir los pasos anteriores.

Has completado la certificación de tu nómina.

Tus CPRs se envían electrónicamente al Administrador, y salvo que se indique lo contrario, no es necesario imprimir ni enviar una copia física, a menos que desees conservarla para tus propios registros.

Recuerda que tus CPRs siempre estarán almacenados en tu cuenta y podrás acceder a ellos en cualquier momento, por lo que puedes decidir no imprimir copias físicas.

Cargas Específicas por Estado

Carga XML para el DIR de California

Si realizas trabajo en un proyecto de Obras Públicas en California, también debes cargar tu nómina en el sistema eCPR del Departamento de Relaciones Industriales (DIR).

Una vez que hayas certificado tu nómina, puedes descargar el archivo XML del DIR para cargarlo.

Instrucciones para encontrar y cargar este archivo:

1. Haz clic en la pestaña Proyectos.
2. Haz clic en la pestaña Nóminas Certificadas.
3. Ubica el archivo de nómina correspondiente a la semana que necesitas.
4. Haz clic en el botón DIR XML (asegúrate de que el bloqueador de ventanas emergentes esté desactivado).
5. Guarda este archivo en tu escritorio.
6. Cárgalo en el sistema eCPR del DIR.

Carga XML para Washington L&I

Desde enero de 2020, se requiere que los informes semanales de nómina certificada se presenten en línea al Departamento de Trabajo e Industrias del Estado de Washington (WA L&I), al menos una vez al mes para todos los proyectos de obras públicas.

Una vez que hayas certificado tu nómina, puedes descargar el archivo XML de WA L&I para cargarlo.

Instrucciones para encontrar y cargar este archivo:

1. Haz clic en la pestaña Proyectos.
2. Haz clic en la pestaña Nóminas Certificadas.
3. Ubica el archivo de nómina correspondiente a la semana que necesitas.
4. Haz clic en el botón WA L&I XML (asegúrate de que el bloqueador de ventanas emergentes esté desactivado).
5. Guarda este archivo en tu escritorio.
6. Cárgalo en el portal PWIA del Estado de Washington.

Carga de Exportación para el Departamento de Trabajo de Illinois (IDOL)

Desde septiembre de 2020, se requiere que los informes semanales de nómina certificada se presenten en línea al Departamento de Trabajo de Illinois (IDOL) antes del día 15 de cada mes para todos los proyectos de obras públicas financiados por el estado.

Una vez que hayas certificado tu nómina, puedes descargar el archivo XML de IL DOL para cargarlo.

Instrucciones para encontrar y cargar este archivo:

1. Haz clic en la pestaña Proyectos.
2. Haz clic en la pestaña Nóminas Certificadas.
3. Ubica el archivo de nómina correspondiente a la semana que necesitas.
4. Haz clic en el botón Exportar IL DOL (asegúrate de que el bloqueador de ventanas emergentes esté desactivado).
5. Guarda este archivo en tu escritorio.
6. Realiza cualquier ajuste o adición manual al archivo CSV.
7. Cárgalo en el portal del Departamento de Trabajo de LI DOL.

Si tienes más preguntas, consulta el Manual del Usuario para Contratistas o comuníquese con el departamento de Soporte.